Men det går att hantera pottlöner på ett mer automatiserat sätt. Det går att ställa in din modell för pottlön i en automatiserad lösning så att exempelvis 80% av intäkten automatiskt tillfaller en anställd i deras lönepott.

Det kan både frigöra tid till andra viktiga uppgifter och samtidigt minska risken för fel som beror på den mänskliga faktorn. Dessutom får du en tydlig överblick över resultaten för både den anställda och företaget!

Vi börjar med att reda ut några begrepp. Pottbolag och pottlön är två relativt okända begrepp för många, men det är begrepp som blir allt vanligare. I denna artikel har vi tagit hjälp av vår expert Jesper Lagerkvist för att reda ut vad som menas med pottlön och pottbolag. Vi går även in på fördelar samt varför hanteringen av pottlöner bör automatiseras.

Pottbolag kännetecknar ett bolag där den anställde styr över sin egen lön. Det kan ses som att den anställda har ett eget bolag i bolaget. Det betyder att den anställda har det totala bolagets finansiella muskler när det kommer till likviditet, upphandling av avtal och allt annat ekonomiskt, men den anställda kan styra sin lön. Ett exempel på pottbolag är konsultorganisationer där de säljer konsulttimmar.

Olika pottbolag kan ha olika uppsättningar när det kommer till intäkts-och kostnadsmodell. Ett vanligt upplägg är 80/20-modellen, där den anställde får 80% av intäkterna och resterande 20% tillfaller bolaget för att täcka overhead-kostnader som exempelvis lokalhyra, datorer och telefon etc. Men upplägget varierar som sagt mellan olika bolag.

Vissa bolag tillämpar olika stora andelar, eller att den anställda får så kallade fasta potter. Andra bolag väljer att ha både fasta och rörliga delar som den anställda erhåller varje månad.

Pottlön fungerar så att den anställda jobbar och fakturerar sina kunder för nedlagd tid. Intäkterna hamnar i en lönepott och därifrån subtraheras de utgifter som kopplas till den anställda. Den anställde kan då välja när och hur mycket som de vill ta ut av sin pott (beroende på vad som är avtalat med företaget).

För att upplägget med pottlön ska fungera behöver den anställde fakturera tillräckligt mycket för att hålla sin pott positiv. Utifrån det kan då den anställde styra sin egen månadslön, pensionsavsättning med mera.

Pottlöner innebär att den anställde får ett större ansvar och frihet över sin egen lön och anställning. Dessa faktorer kan bidra till att attrahera kompetens till bolaget. Den anställda får fördelen med att komma till ett bolag med exempelvis ramavtal, vilket gör att de snabbt kan få upp sin beläggning och börja jobba upp sin pott.

För individer som drivs av att få direkt utdelning på sitt arbete och kunna styra över sin lön är pottbolag mycket attraktivt. Det kan jämföras med “ett vanligt konsultbolag” där den anställda får en fast lön oberoende av hur mycket de drar in till bolaget i form av intäkter.

Att administrera och handlägga pottlöner kan vara en enormt tidskrävande process om det görs manuellt, lite beroende på bolagets storlek. Administrationen kommer från att bolaget behöver göra manuella beräkningar per anställd vid varje månadsbokslut.

För att pottlönerna ska hanteras smidigt och effektivt rekommenderas att automatisera löneprocessen i ett system med hög automatiseringsgrad. Att minska manuella mellansteg och beräkningar är viktigt för att effektivisera processen med pottlön.

I PE Accounting kan företag enkelt automatisera och administrera pottlöner utifrån sitt valda upplägg.

Om företaget tillämpar 80/20 modellen kan det ställas in att den anställda får 80% av intäkten automatiskt, helt utan manuell handpåläggning. Det går även för företaget att ställa in olika potter på olika anställda, eller att delegera ut den administrativa biten gällande lönesättning genom att aktivera rörlig lön för den anställde.

Dessutom möjliggör PE Accounting för de anställda att få full transparens och kontroll över sin resultatkurva där de enkelt kan se sina resultatrapporter. Det ger även företaget en möjlighet att få en full överblick över alla anställdas potter. Om detta gjorts manuellt hade företaget istället behövt klicka på varje konsult och lägga in all information i ett Excel-ark för att få översikten.

Det är upp till företagen att sätta ramverket för pottlönerna avseende hur mycket den anställda får ha på plus eller minus i sin pott. Detta kan sedan ställas in i PE Accounting där systemet signalerar när en anställd närmar sig en maxgräns.

För företag innebär alltså automatisering av pottlöner i PE Accounting följande fördelar: 

• Lönehantering sker automatiskt och du sparar tid gällande löneadministrationen
• PE Accounting möjliggör för full transparens över den anställdes intäkter och utgifter
• En utförlig överblick över alla anställdas pottlöner på ett ställe

Är du intresserad av att veta mer om pottlöner och hur du kan automatisera och administrera det via PE Accounting? Tveka inte att kontakta oss så visar vi dig vår automatiserade värld.

En mycket vanlig utmaning är just frågan kring hur ekonomiavdelningen ska byggas upp. Hur skapas de bästa förutsättningarna för verksamheten att växa samtidigt som arbetsbelastningen är sund för kollegorna på ekonomi? 

Med fler kunder, leverantörer, fakturor, utlägg och lönespecar som ska hanteras blir det lätt mycket att göra i takt med att bolaget växer. Majoriteten av de ekonomifunktioner som vi träffar har inte koll på att det finns smidigare sätt att arbeta på. Processer som leder till mer effektiva flöden kring ovanstående delar. 

För att kunna sätta de bästa metoderna och processerna framåt börjar vi med att bena lite kring de utmaningar som dagens ekonomifunktioner står inför. Först därefter kommer lösningen på hur det skulle kunna fungera smidigare.  

Här är de vanligaste utmaningarna som vi ser hos dagens ekonomifunktioner. 

1. För lite tid till analys och strategi 

En ekonomiavdelning har många administrativa uppgifter (som hade kunnat automatiseras), särskilt när bolaget växer. Tiden räcker sällan till att faktiskt lyfta blicken och analysera siffrorna för att sätta en plan framåt. Istället hamnar fokus på själva bokföringen, administrationen och att knacka siffror. Detta är en stor utmaning, speciellt eftersom en överbelastad ekonomifunktion kan leda till att medarbetarna inte mår eller presterar optimalt. Dina siffror ska vara verktyg för bättre beslutsunderlag och för att lyckas med det behöver ni kunna göra annat än ”bara ren bokföring”. 

2. Perioder av tung arbetsbelastning och stress 

En annan utmaning är att ekonomifunktioner har vissa tidsperioder där arbetet kräver extra insatser. Till exempel vid bokslut varje månad, halvår och årsskifte. Har du inte automatiserat processerna i förväg så är det extremt tungt att genomföra dessa moment parallellt med allt annat som måste fungera kring ekonomin i bolaget. I vissa fall kan tidsbrist leda till att du skippar att göra månadsbokslut vilket senare leder till en ännu större arbetsbörda vis årsbokslutet.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen.  

3. Fler rekryteringar innebär ännu mer administration 

De flesta bolag växer och det innebär ofta att man anställer mer personal. Det betyder att det behövs fler kollegor till ekonomiavdelningen, särskilt om de hanterar lön också, vilket många ekonomifunktioner gör. Det är fler lönespecar, mer utläggshantering, mer semester, friskvårdsbidrag, och allt förväntas hanteras av ekonomifunktionen. Därför är det vanligt att administrationen och arbetsbördan ökar i takt med att bolaget rekryterar fler kollegor.  

Men, om du har en automatiserad lösning så spelar det ingen roll om du är en eller 20 anställda. Tidsinvesteringen för ekonomipersonen blir densamma när du har automatiserade och skalbara processer.  

4. Pinan med utläggshantering 

Utläggshantering är en konstant diskussion. Det är en uppgift som ingen direkt vill hålla på med, och alla kämpar med att effektivisera detta. Hur bra det går hänger på att de anställda hanterar sina utlägg korrekt så att ekonomifunktionen kan göra sitt jobb. Annars behöver de jaga in kvitton, hitta underlagen, och se till att de anställda är konsekventa i sina utläggsprocesser. 

På PE Accounting tror vi på att automatisera detta så mycket det bara går. Därför ska du se till att inköpen hamnar rakt ini din bokföring så automatiserat som möjligt. Det ska vara lätt att göra rätt gällande kvitton. Då blir det gjort på en gång. Det här gör livet mycket lättare för den som jobbar på ekonomiavdelningen, som bara behöver attestera och betala ut utlägget till den anställda som redan gjort jobbet.

I slutändan handlar det om att prioritera rätt saker om du vill spara tid och pengar, och få en mer välmående ekonomifunktion. Tillväxt kostar pengar. Men hur du spenderar dem är ofta skillnaden mellan röda och gröna siffror. 

Många lägger en stor del av budgeten på att anställa fler personer till ekonomiavdelningen. Men att anställa fler för att hantera rena administrativa uppgifter är inte nödvändigt. Vi skulle kunna gå så långt och säga att det är bortkastade pengar. 

När du automatiserar så mycket du kan så märker du snabbt att du inte behöver ett större team på ekonomi. Det team du redan har kan arbeta mer effektivt och producera bättre beslutsunderlag med hjälp av rätt verktyg. 

Men vad händer med min nuvarande ekonomiavdelning, kanske du undrar? Om du redan har en stor ekonomiavdelning så kan de anställda få fokusera på att analysera och ta fram insikter från datan. De kan exempelvis analysera lönsamheten i projekten istället för att knacka bokföring hela dagarna. De kommer endast att tacka dig för det, eftersom de får mer stimulerande arbetsuppgifter än tidigare, och kan bidra till era övergripande mål på ett nytt sätt. Och som sagt, vi har hittills inte träffat en ekonomifunktion som har för lite att göra. Det handlar om att låta dem göra rätt saker framåt. 

När du gör skiftet från att anställa fler och fler till ekonomiavdelningen, till att automatisera och prioritera om, så kommer det leda till ett mer välmående företag. När dina anställda får fokusera på viktigare och mer stimulerande uppgifter, kommer de känna att de gör en större skillnad, vilket leder till högre välmående och starkare prestationer. Det här är det moderna, smarta sättet att växa ditt bolag. 

Ta ett första steg mot automatiserad ekonomi redan idag! Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning och analys? Gör då del 1 i vår Roadmap, där vi fokuserar på behovsanalysen. I den går vi igenom enkla metoder och knep för hur du kan:

• inventera befintliga system
• visualisera informationsflöden för att förstå vad som sköts manuellt
• uppskatta tid och kostnader för ekonomiadministration
• göra en enkel riskanalys.

Alla aktiebolag kan ha revisor och grundregeln är som sagt att revision ska finnas i alla bolag. Däremot kan vissa aktiebolag välja att inte ha revisor. Den valmöjligheten har de aktiebolag som uppfyller följande krav för båda de två senaste räkenskapsåren:

• färre än 3 anställda (i medeltal)
• mindre än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
• mindre än 3 miljoner kronor i nettoomsättning.

Det är alltså främst mindre bolag som kan välja bort revisor. Kravet på revisor på grund av aktiebolagets storlek gäller alltså först från och med det tredje räkenskapsåret.

En revisor granskar verksamhetens redovisning och förvaltning. De ser över hur styrelsen förvaltar verksamheten som de företräder och säkerställer att bokföringen och redovisningen följer regelverket.

Revisorn har även till uppgift att granska om den finansiella informationen som finns ger en rättvisande bild av företagets resultat och ställning.

När revisionen är genomförd kommer revisorn att ge bolaget råd baserat på sina iakttagelser. Råden ska leda till förbättrade rutiner och processer gällande ekonomi, bokföring, redovisning och förvaltning av bolaget.

Det är dock viktigt att revisorns roll som opartisk och självständig inte äventyras genom rådgivningen. En revision ska alltid vara fristående och opartisk för att fylla sitt syfte.

En revisor hjälper dig med:

• Granskning av årsredovisning
• Granskning av styrelsens arbete
• Granskning av hållbarhetsredovisning
• Granskning av specifika åtgärder i verksamheten

För att en revisor ska kunna genomföra sin granskning på ett effektivt sätt så kommer det krävas att du som företagare beskriver era ekonomiprocesser.

För de flesta är detta en extremt tidskrävande del i revisionen eftersom det inte finns standardprocesser på plats. Processerna som finns på plats är dessutom sällan dokumenterade. Men för de som implementerat automatiserad bokföring är detta en relativt enkel del i revisionen.

Att införa automatiserad bokföring handlar nämligen till stor del om att förändra sättet du är van att arbeta på. Det börjar i dina ekonomiprocesser och att standardisera så mycket som möjligt. Automatisering bygger i grunden på processer och struktur.

De som har implementerat automatiserad bokföring på rätt sätt har därmed redan infört standardiserade processer som leder till ordning och reda.

Många revisorer erbjuder idag olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta kan arbeta mer eller mindre digitalt. Detta underlättar er kommunikation under revisionen och gör att underlagen är enklare att dela mellan dig och revisorn.

Kom dock ihåg, hur digital revisorn än är så är det era egna underlag. Är era underlag på papper så kommer det trots allt kunna ställa till problem. Därför kan digital och automatiserad bokföring vara nyckeln till en effektiv och smidig revision där revisorn enkelt kan komma åt underlagen själv och göra sitt jobb utan att det tar allt för mycket tid från dig.

Automatiserad bokföring underlättar för revisorn och dig genom att:

1. Revisorn kan få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter själv i systemet.
2. Siffrorna är uppdaterade mer eller mindre i realtid vilket gör att det inte krävs lika mycket manuellt arbete vid revisionen.
3. Alla underlag finns digitalt och är tillgängliga för revisorns granskning direkt i ert system.
4. Ni har satt standardiserade processer för ekonomin (en förutsättning för att automatiserad bokföring ska fungera). Det leder rimligen till mer ordning och reda.

Ta ett första steg mot automatiserad ekonomi redan idag!

Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt? Då är det dags att automatisera det som går. Låt oss visa dig hur enkelt det kan vara!