Automatiserad bokföring — hur svårt kan det vara?

Vad är då poängen med automatiserad bokföring? Varför ska du bry dig? Vi kan börja med att konstatera att det inte bara handlar om digitala kvitton eller att du kan sköta ekonomiadministrationen smidigt i ett molnbaserat system. Det är absolut delar av en automatiserad bokföringsprocess, men det är just delar. Det är lätt att förenkla enskilda affärshändelser, men för att få ut det fulla värdet av digital redovisning måste du se till hela ekonomiprocessen och era interna arbetssätt.

Hur svårt kan det vara då? Vill du ha en ”quick-fix” kan du vara igång ganska snabbt och det behöver inte alls vara särskilt svårt, lite beroende på er storlek och verksamhet. Det finns många system och appar som exempelvis stöttar digitala kvitton, fakturor med mera. Men vill du kunna skala upp din verksamhet och digitalisera redovisningen fullt ut så måste du göra hemläxan, annars blir det sällan så enkelt som du hade tänkt dig. Inte heller så billigt…

Kort beskrivet så innebär automatisering att system sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimera risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. I praktiken så innebär det att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.

Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.

Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början.

5 FRAMGÅNGSFAKTORER FÖR ATT DIGITALISERA OCH AUTOMATISERA REDOVISNINGEN

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så är det bra att förstå hur mycket tid och resurser ni faktiskt ägnar åt administration idag, vilka möjligheter ni har att göra det effektivare och vad ni kan göra med den tid som frigörs och de rapporter ni får fram. Var befinner ni er idag och vad är slutmålet – ert drömscenario. Vad kan du automatisera och vad krävs för att göra det möjligt? Vad vill du ha för information från systemet och med vilka intervaller? Frågebatteriet kan göras långt, väldigt långt. Men här får du 5 snabba tips som tar er en bra bit på vägen och skapar bästa förutsättningarna för att lyckas digitalisera er ekonomifunktion.

• Effektivisera. Samla om möjligt allt i ETT system, och ja det innebär även löner.
• Minska friktionen. Ha integration med banken, du måste kunna ha koll på transaktioner och betalningar utan att behöva logga in på flera ställen.
• Integrera mera. Om ni ändå behöver fler system, var beredda på att investera i integrationer mellan dem. Små manuella mellansteg kan snabbt bli tidsödande och irriterande moment på sikt.
• Gör det enkelt. Välj ett system som skapar underlag per automatik och gör vardagen lite enklare för kollegorna på ekonomi. Kom ihåg, tid är pengar!
• Undvik överraskningar. Gör hemläxan, investera tid för implementering, ta hjälp vid själva införandet och se till att få bra löpande stöd från någon som har koll på ert företag. Det förebygger risker på sikt. Det räcker sällan med att bara importera en fil från den tidigare bokföringsbyrån och sedan hoppas på det bästa. Gör rätt från början!

Att minimera handpåläggning vid fakturor, utlägg och bokföring är inte framtid, det är nutid. Vi kan redan nu skapa underlag per automatik och i realtid – med minimal insats från oss människor. Det är fantastiskt. Men det är när vi kombinerar människa och maskin på bästa sätt som det blir magiskt.

Maskiner blir ”smartare” för varje dag, men än så länge gör de oftast det vi människor säger att de ska göra. Det är vi som sätter reglerna för det mesta. Därför ska vi inte underskatta expertisen som vi människor besitter i den automatiserade miljön vi numera lever i, särskilt inte när det gäller analys, ekonomi och redovisning. Hjältarna på ekonomi är de som vet vad siffrorna faktiskt betyder och hur de ska användas för att öka affärsvärdet. Experterna är de som håller koll på regelverket och övervakar systemet så att det inte bara blir rätt från början, utan rätt hela tiden.

Att automatisera är grymt – vi ska automatisera mera. Men vi ska också ta hjälp av data-experterna som ser till att vi sedan kan skapa de rapporter vi behöver, göra de analyser och dra de slutsatser som behövs för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Så affärsvärdet och magin skapas först när människa och maskin hittar den där perfekta synken.