Automatiserad bokföring börjar I dina ekonomiprocesser

Att skifta till automatiserad bokföring innebär en förändring av sättet du är van att arbeta på. Det ställer högre krav på dig initialt för att du sedan ska kunna göra allt en gång och på ett ställe. Att växla till digital redovisning kräver därför en riktigt bra implementering för att du ska kunna bygga för tillväxt.

De flesta människor tvekar vid förändringar, det är lite jobbigt. Vi människor söker oftast inte en förändring för sakens skull, men vi söker förbättringar i det vi gör. Vi vill göra saker mer effektivt och produktivt. Vi vill ha bättre koll på siffrorna eller undvika personberoenden och så vidare. Startskottet för implementeringen är just ditt varför. Vad är det ni som organisation vill uppnå med automatiseringen? Vilken förbättring strävar ni efter? Vad vill ni ska fungera bättre imorgon?

För de allra flesta organisationer som jag stött på så är drivkraften att få ökad kontroll över siffrorna. De vill kunna se det faktiska resultatet här och nu, inte om tre månader. För att nå full insyn och kontroll krävs en genomtänkt implementering. Affärsvärdet ligger nämligen inte i systemet eller tekniken, utan det ligger i att vi säkerställer att ni når önskat resultat. Att det som skulle förbättras faktiskt förbättras. Därför är implementering helt avgörande för att få ut det fulla värdet från ett nytt och modernt system.

Automatiserad bokföring innebär i de allra flesta fall att en eller flera förändringar behöver ske. Det kan gälla lönehantering, bonusar, fakturering etc. Det behöver inte vara särskilt stora saker, men för kunden känns dessa förändringar ofta svåra. Det innebär trots allt att de behöver lämna en trygg bana som de känner till. Och det är svårt för de flesta.

En lyckad implementering handlar därför till stor del om att leda människor i förändring. Det handlar om att hjälpa kunden att släppa gamla vanor för att åstadkomma den förbättring de strävar efter. En stor del av arbetet är därför den mänskliga aspekten, det vill säga att stötta och leda denna förändringsresa tillsammans med kundens interna projektledare. Förankringen börjar långt innan implementeringen och det är just den interna projektledaren och förakringen som lägger grunden för en smidig eller skakig implementering senare.

Nästa del handlar om att minimera fel, det vill säga att bygga för att det blir rätt från början. Samma dag som systemet går live ska du kunna få fram realtidsdata och den ska stämma. Det är hela syftet med implementeringen. Och det är därför jag är så noggrann med standardisering och processer. Att ha undantag kan kännas lockande, men tumma aldrig på processerna! För varje undantag du tillåter så bygger du in en eftersläpning och en risk för fel.

Så kortfattat går en implementering ut på att inventera era processer och se till att de anpassas till systemet ni implementerar. Det behöver inte vara stora förändrigar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst händer det att vi stöter på processer som är svårare att standardisera än andra. Men lösningen ligger inte i att tillåta manuella steg, lösningen ligger i att ta hjälp av oss experter som gjort detta många gånger förr. Vi kan komma med förslag och best practice som hjälper er vidare utan att släppa på villkoret att ha processer för allt.

Det bästa med denna inventering och standardisering är att eventuella felaktigheter som ligger och skvalpar som surdegar i det gamla systemet kommer upp till ytan. Då har du en chans att göra om och göra rätt så att du faktisk får ut maximalt affärsvärde från systemet dag ett.

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så behöver du göra följande tre saker i din impelmentering:

Vad vill ni förbättra? Vad behöver ni hjälp med?

Du vill inte byta ekonomisystem i onödan så när du väl gör det så måste det vara förankrat. Ge organisationen tid att bearbeta och smälta förändringen.

Våga göra saker på ett sätt som ni inte gjort tidigare. Om du fortsätter att göra allt så som du gjort tidigare kan du heller inte förvänta dig en förbättring. Så våga släppa gamla och trygga vanor.

Är du redo för automatiserad bokföring? Bra! Vi tagit fram en Roadmap för automatisering av ekonomiprocesserna. Del 4 i denna roadmap handlar just om implementering. Här ger vi dig 4 viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Ladda ner den här och planera för en smidig implementering redan idag.