Små företag är oftast mindre processdrivna och gör fler misstag som kräver mer detektivarbete medan större har strukturer för allt men inte nödvändigtvis de mest effektiva.

Här är tre snabba tips för att både små och stora aktiebolag ska kunna arbeta effektivare med målet att få världens bästa årsredovisnin.

Hur lång tid som krävs för att sammanställa en årsredovisning varierar rejält beroende på hur mycket tid som ägnas åt att förbereda arbetet under året. I princip ska själva bokslutet inte behöva vara svårare än ett månadsbokslut om redovisningen sköts löpande och eventuella mysterier reds ut längs vägen. Här är tre rekommendationer som ger rätt fokus och underlättar årsredovisningsarbetet.

Det kan vara lite av en årlig tradition att ägna övertidstimmar med kvällskaffe åt att reda ut ouppklarade banktransaktioner, jaga utläggsrapporter och bedöma hur rimligt det egentligen är att IT-Bengt har 300 semesterdagar kvar. Alla får vara mästerdetektiver och i bästa fall har man roligt tillsammans.

Ett alternativ som inte ger lika mycket utrymme för umgänge men minskar risken för långa utredningar är att siffrorna helt enkelt är på plats och stämmer löpande. Då blir årsredovisningen mer av en avstämning än ett tungt utredningsarbete.

Gör så här: Stresstesta de strukturer ni har idag genom att ställa redovisningskritiska frågor och se hur lång tid det faktiskt tar att få fram korrekta siffror varje dag, vecka eller månad. Fokus måste vara på att kunna sköta all redovisning så effektivt som möjligt, att allt periodiseras rätt och uppdateras löpande under året. När så mycket som möjligt är på plats blir årsredovisningen inte bara mer rätt, det går också att använda den bättre som beslutsunderlag för t.ex. utdelning, budgetering och eventuella periodiseringsfonder.

Med rätt musik i hörlurarna går det kanske att ha tålamod med krånglande system eller vänta medan ekonomiassistenten tillsammans med redovisningskonsulten likt Sherlock Holmes försöker reda ut varför senaste trettio fakturorna bokförts på marknadsföringskontot. Däremot så börjar det helt plötsligt bli dyrt när fast fakturering missats, transaktioner hamnat på avvägar eller stora utgifter inte är en del av planeringen.

Gör så här: Skapa er en bild av vilka system, anställda och leverantörer som påverkar hur effektivt ni arbetar med er redovisning och hur frekvent siffrorna uppdateras. Håll utkik efter lösningar där antalet manuella mellansteg minimeras och risken för fel är så liten som möjligt.

Redovisningsbranschens system- och tjänsteflora utvecklas snabbt och leverantörer kan idag konkurrensutsättas i helt annan utsträckning än tidigare. Det krävs inte längre stora komplexa affärssystem och oändliga konsulttimmar för företag som är lite större och standardiseringar har gjort det är lättare för små- och medelstora företag att byta leverantörer.

Skapa en tydlig lista över krav och fyll i hur olika tjänster och system löser problemen. Det kan ta lite tid, men det går faktiskt att ställa höga krav även internt på t.ex. tidrapportering, utläggshantering och fakturering. Bra processer och tjat lönar sig. Så våga vara jobbiga. Kanske går inte allt att göra som ni önskar er idag, men det resulterar i alla fall i mer och mer effektiva processer som ger resultat på sikt.

Några av ägarna har kanske redan börjat shoppa, det går ju bra i år och blir säkert utdelning! Det är guld och gröna skogar tills Nils glider in med en säck kvitton. Han är i övrigt inte någon klassisk förövare utom just när det gäller utläggsrapporteringen. Det borde väl inte påverka så mycket tänker du, men när ni räknar på det har siffrorna bytt färg från svarta till röda. Det som varit en glad köpresa blir en oväntad överraskning och ingen vill stå för tårtan.

Gör så här: En rad klassiska överraskningar går att undvika med rätt struktur, kompetens och systemstöd. Om ni brukar stöta på en viss typ av fel, se över varför just de uppstår och ta ett aktivt beslut om att det inte är rimligt att det ska ske igen. Låt nya processer för redovisningen bli ett prioriterat ledningsbeslut och se över era förbättringsområden tillsammans.

• Det finns idag system som underlättar mer problematiska delar av redovisningen såsom kvittorapporteringen och dessutom knyter ihop det med bokföring och resultat i ett och samma system.

• Fakturering kan i vissa fall automatiseras och tidrapportering kan kopplas tydligare till projekt och fakturor.

• Banktransaktioner kan med rätt systemuppsättningar matchas mot leverantörs- och kundfakturor.

• Kontouppsättning kan rationaliseras och bli mer uppföljningsvänlig så risken för misstag minskar.

• Periodiseringar av allt ifrån försenade fakturor till löner- och utlägg kan underlättas drastiskt med rätt systemstöd.

Det mest avgörande kommer inte bara vara de system ni väljer utan de strukturer ni sätter upp och hur de implementeras.

Processer, processer, processer! Vi kan inte nog tjata om hur viktigt det är. Även den mest mystiska deckaren har trots allt ett slut och lösningen är oftast inte den man trodde i början.

Så våga ifrågasätta ert eget arbete, er byrå och era system. Lyft upp effektivisering av redovisningen på nästa ledningsmöte.

Ett bra sätt att komma igång är att kika på vår roadmap för automatisering av redovisningen. I den hittar du processer och stöd oavsett var ni befinner er i resan mot en effektivare löpande redovisning och i slutändan snabba årsredovisningar som stämmer.

1. Behovsanalys – Förstå nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
2. Mål – Sätt upp mål för förändringen och förstå bättre vad det innebär för er
3. Upphandling – Ställ rätt krav och ta hjälp med att framtidssäkra era processer
4. Implementering – Förbered er inför omställningen och arbeta rätt med implementeringen

Under femton är podden som lär dig nya saker varje måndag på under femton minuter. Podden hostas av entreprenören, grundaren och författaren Henric Smolak som också tillsammans med sitt bolag Strossle är kund i PE Accounting. Vi hade förmånen att få gästa Sveriges största tech podcast och nu finns den att lyssna på.

I Under femton minuter intervjuar Henric en av PE’s grundare Olle Rydqvist på ämnet ”Hur går vi från att digitalisera en industri till att helt automatisera den och vad innebär det”.

Det innebär att en person som är begränsat skattskyldig i Sverige inte längre kan vistas här i längre perioder och undantas från svensk beskattning genom utländsk arbetsgivare.

Jo, för er som hyr in arbetskraft från ett annat land, där den anställde är avlönad i ett annat land av en utländsk arbetsgivare så får de nu inte vara i Sverige och utföra arbete längre på samma sätt, om nyttan av det arbete som utförs kan tillgodoses det svenska företaget.

I de fall då det är aktuellt med korta och enstaka arbeten som utförs i Sverige så är det av största vikt att säkerställa att antalet arbetsdagar i Sverige dokumenteras noggrant då det fortfarande finns möjlighet att hyra in utländsk arbetskraft under mycket kortare perioder (max 15 dagar i följd och det får inte överstiga 45 dagar under ett och samma kalenderår).

Det är ett svenskt företag som köper en tjänst där arbetet utförs i Sverige och arbetskraften hyrs ut av utländskt företag. Detta nya begrepp kommer påverka det svenska företaget som köper tjänsten, det utländska företaget som hyr ut personal och personen i fråga som utför arbetet.

Den svenska uppdragsgivaren blir påverkad på så sätt att de måste föra dialog med sina leverantörer och säkerställa att den utländska leverantören verkligen ansöker om F-skattegodkännande. Om så inte sker så är det svenska företaget skyldiga att innehålla 30% av det fakturerade beloppet vid betalning. Detta behöver sen deklareras till Skatteverket som avdragen skatt i AGI-deklarationen. Om ni behöver vidta denna åtgärd är det av största vikt att din ansvariga konsult på PE informeras om detta i god tid så att de får möjlighet att hantera detta i er AGI-deklaration.

Det utländska företaget behöver registrera sig för F-skatt samt innehålla skatt (SINK-skatt om den anställde får godkännande för SINK från Skatteverket) och månatligen deklarera det till Skatteverket.

Den anställde från annat land måste därmed också själv ansöka om att få beslutat från Skatteverket om att de ska beskattas med SINK-skatt (25% istället för 30%).

Detta innebär alltså att begränsat skattskyldiga personer som utför arbete i Sverige för en utländsk arbetsgivare utan fast driftställe i Sverige kommer beskattas från dag 1. Efterföljs inte detta riskerar parterna att få kostnadsräntor och förseningsavgifter.

Så om ni redan idag hyr in utländsk arbetskraft eller funderar på möjligheten att göra det i framtiden så är det viktigt att detta ses över så att både ni och er leverantör får möjlighet att hantera detta på rätt sätt.

Automatisering är så spännande att det är lätt att glömma bort hur otroligt viktig människan är. Det behövs trots allt idag rätt kompetens om både bokföring och systemprocesser för att redovisning ska bli korrekt. En robot täcker inte alla behov men gör det däremot möjligt att få realtidsuppdaterade siffror som går att använda för att veta hur det går för företaget när och var som helst. Viktor Tingåker, Accounting Manager, PE Accounting.

Vi låter våra konsulter förklara och ställer upp tydliga punkter för vad de gör, vad som förväntas av dig och exempel på vad systemet klarar av att sköta på automatik.

• Vad gör redovisningskonsulterna?
• Vad gör du som driver företaget?
• Vad gör vårt automatiserade ekonomisystem?
• Hur säkert är det?
• Hur skulle det fungera för ditt tjänsteföretag?

En klassisk redovisningsekonom är specialist på bokföring och inte nödvändigtvis på processer eller system. En redovisningsekonom som arbetar med automatisering måste vara både kunnig inom bokföring och specialist på automatisering av ekonomiprocessser. De behöver också ha en mycket tät dialog med utvecklare och IT-support. Det är något som är mer eller mindre unikt med våra redovisningskonsulter.

• Konsulterna är kunniga och rådgivande inom lagar och regelverk som berör din bokföring.
• Hur du vill följa upp din verksamhet bestämmer du själv men du kan få goda råd kring hur du kan använda kategorier och system för att få fram rätt siffror.
• Eftersom underlag för månadsbokslut genereras löpande går det snabbt. Konsulterna ser till att allt kommer på plats och berättar om det är något du behöver ta ställning till.
• Konsulterna kan göra årsbokslut och vara stödjande under hela processen.
• De sköter arbetsgivardeklaration och momsdeklaration med färdiga underlag från systemet.

• Målet är alltid att redovisningen ska vara så effektiv som möjligt. Fokus blir därför på att sätta upp nya regler för repetitiva uppgifter, snarare än att lösa ärenden manuellt.
• Konsulterna är också systemspecialister och hjälper dig få ut mer av systemet.
• Om du vill se andra rapporter eller har en spännande idé kan de hjälpa dig få rätt stöd från teknisk support med utveckling av widgets, rapporter och det som behövs för nya integrationer.

• Dina dedikerade konsulter lär sig din verksamhet och kan hjälpa till på olika sätt beroende på roll och erfarenhet. En junior konsult, en senior konsult och en övergripande uppdragsansvarig konsult samarbetar.
• Löpande händelser i systemet övervakas och konsulterna gör åtgärder eller kommer med förslag om de ser något som behöver justeras.
• Löpande support för både bokförings- och systemfrågor finns både från dina dedikerade konsulter och från en allmän support.
• Konsulterna har möjlighet att samarbeta med både utvecklare, lönespecialister och produktspecialister direkt på PE Accounting. Inga extra mellanhänder behövs. En unik möjlighet att göra så mycket mer än ren bokföring.

Okej. Nu vet du vad du får hjälp med av en människa men vad behöver du göra när du har stöd från både experter och system? Det beror lite på vilken affärsmodell ni har och hur mycket som går att standardisera. Olika företag har olika behov. Vissa gör nästan allt helt automatiskt medan andra har större behov av att kunna påverka händelser manuellt.

Generellt så har vi skapat processer där du hela tiden behåller kontrollen över det som sker genom total transparens och attesträtt.

• Du driver och utvecklar din verksamhet.
• Du använder siffrorna i systemet för att se hur det går för ditt bolag när och var som helst och tar beslut baserat på det.
• Arbetar ni i projekt och debiterar kund? Då kan ni rapportera tid direkt i vår app eller på webben, det genererar både fakturaunderlag, underlag till lön och uppföljning.
• Du kan skapa fakturor manuellt om det verkligen behövs. (Kan annars ske helt på automatik baserat på tidrapportering, löpande avtal eller integrationer).
• Var och en lämnar in sina utläggsrapporter via app eller på webben (det finns stöd för automatisk inläsning av kortköp och kvittotolkning).
• Projektledare skapar projekt och följer rapporterade timmar och fakturering.
• Du eller den med rätt ansvar attesterar fakturor för betalning.
• Du och kollegorna tid- eller frånvarorapporterar beroende på verksamhet och uppföljningsönskemål.
• Löner attesteras av den som är ansvarig hos er och sedan trycker densamme på en knapp. (Resten löser systemet).
• Någon hos er tjatar på folk internt så att tider rapporteras in osv. (Systemet hjälper till att påminna och visa vad som inte är åtgärdat).

En helt avgörande del för att du ska kunna fokusera på allt annat än administration och få så bra stöd som möjligt är förstås systemet.

• De flesta bokföringsverifikat skapas helt automatiskt.
• Periodiseringar efter regelverk som skapas löpande per automatik.
• Matchning av kund- och leverantörsfakturor mot banken genom integration.
• Betalning av löner, leverantörsfakturor och utlägg efter attest. Detta sker genom direkt integration mot banken.
• Utlägg påverkar fakturering, lön, bokföring och rapporter automatiskt.
• Överföringar mellan system som har integrationer via API.
• Alla rapporter som påverkas av bokföringen, från resultat-
• och balansräkning till rapporter på individnivå.
• Maskininlärning stödjer tolkning av bland annat kvitton.
• Olika provisions- och lönemodeller kan ibland skötas av regelverk om de går att standardisera.
• Projekt med fast slutpris kan räknas upp och delfaktureras baserat på rapporterad tid.
• Finansieringsutrymme kan ses kopplat direkt till din bokföring.
• Automatiska val av kategorier, affärsområden m.m. baserat på regelverk
• Uppdaterade rapporter inför bokslutsarbetet.
• Påminnelser och inkassohantering efter regelverk.
• Skapar fakturor, löner, bokföring och resultatrapporter baserat på t.ex. tidrapportering eller sålda tjänster.
• Semesterersättning och semesterskuld periodiseras och bokförs automatiskt.
• Självfakturering kan skötas helt automatiskt, lite beroende på modell.
• Likviditetsrapport skapas på automatik. Du har kontroll över ditt likviditetsflöde baserat på de intäkter och kostnader som systemet kan känna till.
• Resultat- och balansrapporter samt en lång rad andra rapporter skapas automatiskt. Nya kan tas fram beroende på dina behov.

Allt som utvecklas i PE Accounting testas automatiskt, dvs. vilken ny funktion vi än utvecklar så stäms den av mot allt som sker i systemet. Syftet är att risken för fel ska vara minimal och automatiseringen ska kunna ske riskfritt och effektivt med stöd av kloka och kunniga människor.

Vi genomför dessutom återkommande informationsrevision och är certifierade enligt ISAE3402 för att ha rätt säkerhetsrutiner genom hela verksamheten.

Utvecklare av systemet och redovisningsekonomer samverkar i ett och samma företag. Det är en stor fördel som ger oss möjlighet att inte bara tänka på teknik eller redovisning, utan se till att allt hänger ihop och stämmer.

Med ett komplett ekonomisystem som PE Accounting går det att skapa extremt effektiva processer och till och med helt nya affärsmodeller. Vi gör vårt yttersta för att hela tiden minska antalet manuella steg men aldrig bara för att det är möjligt, utan alltid med din säkerhet i åtanke. När något går att göra automatiskt och helt säkerställa processen är det som bäst.

Vi är riktigt bra på tjänsteföretag med omkring 5–500 anställda och har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare av systemet.

Titta på vår inspelade demo eller ta reda på mer exakt vad skillnaden skulle bli för er genom ett personligt möte, helt digitalt eller där det passar dig. Om du vill läsa mer om automatisering av ekonomiprocesser finns bra läsning i vår kunskapsbank.

Säkerligen har du någon gång funderat över hur andra påverkats av den pågående krisen och vad de gör för att ställa om? Vi har passat på att intervjua några av de bolag som velat dela sin berättelse för att inspirera fler till att våga tänka nytt eller annorlunda.

Vi passar även på att tipsa om de webinar och artiklar vi skrivit senaste tiden som kan vara bra som stöd och inspiration till dig som företagare eller ansvarig för ekonomi.

• Företag som berättar om sin omställning
• Webinar som stöd under krisen
• Artiklar om stödåtgärder, redovisning och nyheter i PE

• Adgrowth växer – vill inspirera fler att tänka om och testa nytt!
  Adgrowth valde att hitta nya vägar framåt istället för att bromsa som många branschkollegor. Läs om hur de gick till väga för att lyckas.

• Maskrosbarn vill uppmana företag att engagera sig för utsatta barn
  Barnrättsorganisationen Maskrosbarn arbetar hårt för att påverka beslutsfattare och erbjuda stöd direkt till barn som utsätts för våld i hemmet. Läs om hur de ställt om under senaste månadernas kris och vilka utmaningar de ser nu.

• Fruktdealen – Från mörker till innovation
  Fruktdealen förlorade stora delar av sin omsättning på kort tid och valde bland annat att skapa en ny webshop och köra ut frukt direkt hem till privatpersoner istället för till kontoren.

• Berotec satsar på giggarna när världen gungar
  Berotec har hundratals giggande konsulter. Under krisen har de satsat stort på att informera och utbilda sina egna konsulter och deras nätverk så de kan fokusera på rätt saker.

• Pineberry satsar sig genom krisen!
  När andra drog ner sina mediabudgetar satsade Pineberry istället på att öka sin egen och nå ut till fler. En strategi som visat sig vara framgångsrik.

• War Child – Erbjuder digital utbildning till barn i flyktingläger
  De barn som redan bor i flyktingläger drabbas ännu hårdare av coronakrisen. War Child hjälper dem genom att se till att de kan utbilda sig även mitt i totalt kaos.

• Kidbrooke – från konsulttimmar till mjukvaruvärldens Nostradamus
  Precis innan krisen ställde Kidbrooke om från att sälja konsulttimmar till att bli en mer renodlad utvecklare av sina egna mjukvaror. En framgångsfaktor som gör krisen mindre riskabel.

• My Dream Now knyter ihop företag och ungdomar under krisen och lanserar ny app!
  Deras nya app gör det möjligt för ungdomar som annars har svårt att hitta nätverk i arbetslivet att nå ut och inspireras till att satsa på sin egen framtid. De ordnar under krisen dessutom med digitala studiebesök och coachning på distans.

• Hermes Group satsar på att bli Sveriges mest hållbara eventbolag, trots att branschen krisar
  Anna Hermes berättar om hur de tappade 97% av omsättningen relativt föregående år tillslut fick ställa om helt efter de nya förutsättningarna. De har valt att använda tiden som funnits till att ställa om till en helt hållbar strategi och tänka innovativt kring olika eventlösningar.

• PipeChain driver digitalisering av supply chain – vill göra Sveriges företag snabbrörligare under kriser
  De stora och snabba förändringarna i världen på grund av Covid-19 har gjort det enklare för PipChain som digitaliserar distributionskedjor/supply chain att få prata med beslutsfattare högt upp i bolagens ledning. Med det ökade intresset hoppas de fler vågar ta beslut som gör Sveriges företag både snabbrörligare och konkurrenskraftigare.

• Lokal skörd hemkörd + digitala örtprovningar – i tuffa tider gror nya idéer hos Cubegreens.
  Vår kund Cubegreens odlar sallad och grönsaker lokalt i en ombyggd fraktcontainer i Sickla med hjälp av ny hållbar teknik. Närmare hälften av deras omsättning försvann när Corona slog till. Carl och Lill Grebing som grundat företaget förstod att de måste tänka om och satsade på att nå ut direkt till privatpersoner med bland annat hemleveranser av den lokala skörden och helt digitala örtprovningar, on demand.

Vi har under året sänt flera webinar som alla finns inspelade och tillgängliga för dig att se när du vill.

• Scenarioplanering och likviditetsarbete
• Likviditet vs Corona (stödpaket, likviditetsplanering och finansiering)
• Företagsrekonstruktion som möjlig väg framåt
• Koncernredovisning Livedemo med stöd av automatisering och liveuppdaterade rapporter
• Den nya ekonomifunktionen – Livesändning med SEB.

• Hur fungerar stödåtgärderna? (Uppdateras frekvent med nyheter)
• Automatiserad redovisning, det nya svarta
• Release! Automatiserad likviditetsrapport
• Ta kontroll över redovisningen nu, det kan avgöra din framtid
• Platsoberoende redovisning
• Låneutrymme i realtid

Om du inte redan är kund och vill veta vad en förändring till mer automatiserad redovisning med PE skulle innebära för dig, så hör gärna av dig. Det finns någon tillgänglig hela sommaren som kan lyssna på dina förutsättningar och berätta mer om vad som är möjligt med vår kombination av egenutvecklat ekonomisystem och redovisningstjänst.

Vi har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare. Vårt fokus är helt  på tjänsteföretag med omkring 5-500 anställda. Vi har blivit Di Gaseller senaste 5 åren och förra året blev SEB delägare.