Att automatisera din koncernkonsolidering är lättare än du tror

5 min läsning • 7 oktober 2022 • Bokföring & redovisning | Koncern

Många drar sig för att påbörja processen med att automatisera sin konsolideringsprocess eftersom de tror att det är en svår och tidskrävande process. Men det behöver inte vara så. Allt fler organisationer inser att automatisering är framtiden, och de märker dessutom att tröskeln inte var så hög som de trodde.

Två kollegor diskuterar koncernkonsolidering vid en laptop i ett kontor.

De flesta organisationer överskattar tiden och kompetensen som krävs för att ta steget in i en automatiserad konsolidering av koncernredovisningen. Många tror att en övergång från de nuvarande processerna, exempelvis ett externt konsolideringsverktyg eller Exceldokument, till moderna automatiserade processer, innebär krångel. De tror dessutom att det kommer ta tid innan de lärt sig att förstå hela processen och systemet. Därför fortsätter många koncerner så “som de alltid har gjort”.

Problemet är att manuella processer ofta är personberoende, administrativt krävande och det kan vara svårt att sammanställa siffrorna från de olika systemen i dotterbolagen. Även om den nuvarande processen känns trygg, så riskerar du att hamna i tidspress, få lägre kvalitet i resultaten och basera beslut på inaktuella siffror. En övergång till automatiserade processer löser dessa utmaningar och skapar en långsiktig trygghet för dig.

Vad är koncernkonsolidering?

Aktiebolagslagen säger att styrelsen har till uppgift att bedöma hur ett bolag går ekonomiskt, och det gäller även för koncerner – oavsett externt krav på koncernredovisning. En konsolidering betyder helt enkelt att ni skapar en översikt över koncernens finansiella ställning. Det innebär att koncernen slår ihop sina siffror varje månad eller varje kvartal till ett resultat som representerar koncernen som en egen enhet. Här ska man inte redovisa interna affärshändelser inom koncernen, utan endast dela externa affärstransaktioner.

Koncernredovisning och koncernkonsolidering är därmed två olika saker. En koncernredovisning, eller koncernårsredovisning är alltså en särskild årsredovisning som ett moderföretag upprättar utöver sin vanliga årsredovisning.

Koncernredovisningen omfattar moderföretaget och alla dess dotterföretag och beskriver deras finansiella ställning som om de vore en enda ekonomisk enhet. Här finns kassaflöde, resultat- och balansräkning, förvaltningsberättelse, noter och information som publiceras på bolagens hemsidor. Det kan ofta bli en omfattande rapport.

Konsolidering är däremot sammanslagningen av all ekonomisk data i koncernen.

Eftersom koncernredovisningen bygger på data från årets koncernkonsolideringar så är det viktigt att ha en effektiv process gällande sin konsolidering. Allra helst ska denna process automatiseras så långt det går för att minimera mänskliga fel och spara tid.

Utmaningarna med manuell konsolidering

Även om många företag har sin konsolideringsprocess under kontroll så finns det en hel del förbättringspotential. Tekniken har gått framåt och det finns tid att spara och du säkerställer dessutom att det blir 100% rätt varje gång.

Idag är det till exempel vanligt att du behöver samla in underlag från de olika dotterbolagen, läsa in informationen i ett konsolideringsverktyg och sedan börja arbeta med siffrorna. En automatiserad lösning hade samlat in datan och konsoliderat den för dig via AI. Eftersom alla siffror finns i systemet i realtid innebär det att ni kan automatisera bort manuell handpåläggning. Det frigör tid som du kan lägga på analysen istället.

Här är några problem som kan uppstå när processen är manuell:

Du får ännu ett system att lära dig om du väljer ett externt konsolideringsverktyg. Väljer du istället Excel så skapar det merarbete då du behöver exportera data från ditt bokföringssystem och själv bygga avancerade Excel-snurror. Det kräver kunskap och tar mycket tid från dig.
Många bolag har få personer som arbetar med koncernen och dess redovisning. Det kan innebära att processen blir sårbar. Om personerna till exempel är sjuka eller på semester, alternativt om någon formel blir fel i deras Excel-lösning, så kan det få förödande konsekvenser.

Det kan vara svårt att hitta alla transaktioner som behöver elimineras i en konsolidering när arbetet sker manuellt. Det innebär att du inte har korrekt underlag i slutändan.

Du har inte alltid uppdaterade siffror att använda som beslutsunderlag. Ofta är bokföringsprocesserna klara runt den 15:e i månaden, vilket innebär att du inte alltid kan använda dig av koncernsiffrorna innan dess för dina viktiga beslut.

Det är krävande att hela tiden hålla sig uppdaterad kring regelverken. Hade processen istället varit automatiserad och utkontrakterad till experter som sitter med koncernredovisning och konsolidering så hade ni sluppit att hela tiden behöva uppdatera era interna kompetenser i området.
Det kan vara svårt att hantera alla dotterbolag, som kanske har olika kontoplaner eller processer, vilket måste översättas till ett enhetligt språk vid konsolideringen. Hade alla koncernbolag funnits i samma bokförings-system, och hade konsolideringen då kunna automatiseras så hade ni sluppit denna huvudvärk.

Allt fler väljer att automatisera sin koncernkonsolidering

Under pandemin har vi sett att många små och stora bolag vill arbeta mindre plats- och personberoende. Det kräver rätt systemstöd samt automatiserade processer som skapar enhetlighet.

Det blev en fråga på ledningsnivå för många organisationer eftersom automatisering av redovisning och konsolidering ledde till så många fördelar för hela koncernen.

För att nyttja fördelarna och slippa de utmaningar som finns med manuella processer så har många valt att automatisera sin konsolideringsprocess. Idag kan du till exempel samla alla dina dotterbolag i ett och samma system, och använda AI för att sammanställa siffrorna snabbt, smidigt och i realtid.

Här är några av anledningarna till att allt fler automatiserar sin koncernkonsolidering:

Du får ett uppdaterat beslutsunderlag istället för att bokföringsprocessen ska ta dagar eller veckor. Det gör att Controllers, VD och ekonomichefer kan ägna mer tid åt värdeskapande aktiviteter istället för manuell administration.
Du kan känna total kontroll och överblick över koncernen i realtid, något som tidigare inte varit möjligt.
Du sparar mängder tid genom att konsolidering och elimineringar görs automatiskt.
Du får en ökad trygghet genom spårbarhet in i minsta detalj – från koncernrapport till enskild transaktion och verifikat. Du behöver inte oroa dig för att koncernredovisningen uppfyller redovisningskraven.
Du får en kraftfull överblick och ett styrverktyg som underlättar även om ni inte har krav på koncernredovisning idag.

Du slipper personberoendet som idag kan göra koncernen sårbar.
I samband med automatiseringen kan du få tillgång till experter som alltid har koll på regelverken och kan ge råd och stöd.
Du ligger i framkant när det gäller nyttjande av vass teknologi och automatiserade processer. Något som ger dig stora fördelar jämfört med konkurrenter.

Är du en start-up eller ett mindre företag har ni färre krav på er gällande koncernredovisningen, vilket givetvis är bra att ha med sig. Men genom att redan nu sätta en modern och effektiv process kring er konsolidering, så kommer ni vara förberedda när kraven växer i takt med er framgång.

Automatiserad koncernkonsolidering — så underlättar det din vardag

Att sammanställa koncernredovisningen är inte alltid enkelt eller smidigt. Arbetet kräver ofta omfattande uppsättningar i affärssystem eller avancerade Exceldokument som behöver tas fram och underhållas. Koncernredovisningen sker förvisso endast en gång per år, med det är ett administrativt tungt arbete som tar mycket tid och fokus. Men det behöver inte alltid vara krångligt och tidskrävande. Att automatisera koncernkonsolideringen är ett steg som hade gjort arbetet mycket lättare för din koncern.

I dagens globala och digitala värld behöver du vara snabbrörlig och ha tillgång till realtidsuppdaterade beslutsunderlag. Du vill att dina beslut ska underbyggas av korrekt data. Många koncerner hamnar efter och tappar tempo bland annat på grund av en ineffektiv process kring sin koncernkonsolidering.

Om du vill kunna ha uppdaterade siffror och lägga grunden för ett datadrivet arbetssätt inom samtliga bolag i koncernen så behöver du konsolidera din koncern. Det är dock en process som kräver mycket tid och en tydlig struktur. Många företag väljer därför idag att automatisera sin koncernkonsolidering, vilket bidrar till högre flexibilitet och snabbare processer.

Automatisering– inte så svårt som du tror

Att automatisera din koncernkonsolidering är inte så svårt som du tror. Vi på PE Accounting har hjälpt många företag att göra övergången från traditionella processer till automatiserade. Den vanligaste reaktionen är att det var enklare än de trodde. Våra experter hjälper dig med hela övergången från era nuvarande processer till automatiserade. När implementeringen är klar kommer du uppleva att er koncernkonsolideringsprocess är mycket enklare att arbeta med än tidigare. Så du får realtidsuppdaterade siffror som kräver mindre tid från dig.

1. Det blir lättare att följa regelverket

Det är tidskrävande att ha koll på alla omfattande krav och hålla sig uppdaterad kring regelverken. Men om du automatiserar hela processen via PE:s konsolideringsmodul så får du tillgång till experter som arbetar med dessa frågor dagligen. På så sätt slipper du hålla koll på uppdateringar internt. Istället fokuserar du på att utveckla verksamheten och får expertstöd kring regelverket.

2. Det blir lättare att ta fram insikter

Många företag använder Excel eller andra bokföringssystem, som de sedan på olika sätt ska översätta till visuella presentationer eller diagram för att visa koncernens siffror tillsammans. Detta blir grunden till att kunna få fram insikter och fatta beslut. Men det är inte alltid så lätt att få denna överblick och insikt, och ofta är det endast ett fåtal personer som har den kompetensen.

Med en automatiserad konsolideringsmodul får du fram relevanta insikter automatiskt och kan fokusera på att arbeta med analysen och besluten istället för att spendera timmar på att gräva bland siffror och säkerställa att det blir rätt.

3. Det blir lättare att ta datadrivna beslut dagligen

Bokföringsprocesserna kan ta olika lång tid i alla organisationer. Det innebär att du inte alltid kan använda dig av koncernsiffrorna direkt i början av månaden för dina viktiga beslut. Men när du automatiserar denna konsolideringsprocess kan du med hjälp av avancerad AI ligga i framkant och alltid ha uppdaterade siffror att använda som beslutsunderlag, direkt i början på månaden. Använder du en automatiserad konsolideringslösning (och har samtliga bolag i samma lösning) så kan månadsbokslutet för hela koncernen vara klart i början av månaden Det ökar din möjlighet att fatta datadrivna beslut i alla lägen.

Så här går det till – Steg för steg

Om du redan har redovisningen i en lösning som PE Accounting och vill automatisera din koncernkonsolidering via PE Accountings koncernmodul så behöver du bara följa ett par enkla steg.

Boka en individuell konsultation med en av våra experter
Lägg till modulen “koncernkonsolidering” i din nuvarande ekonomilösning
Dina konsulter hjälper dig att lägga upp en plan som är anpassad efter just din koncern – det är enklare än du tror och våra experter finns med dig hela vägen.
Efter några dagar har du kommit in i systemet och kan se realtidsuppdaterade siffror på koncernnivå.

Hur kommer du igång med koncernkonsolidering?

Vi tror på smidiga och enkla processer. Vi tror på att automatisera det som går. Koncernkonsolidering ska inte vara tungt, tidskrävande eller svårt att följa upp på. Därför har vi på PE Accounting tagit fram en modul för automatiserad koncernkonsolidering. Det är ett starkt tillägg till vår helhetslösning där vi kombinerar en automatiserad ekonomilösning med riktigt vassa experter som kan din verksamhet och regelverket.

Med den här modulen sker konsolideringen automatiskt hela tiden istället för endast i samband med koncernredovisningen, och du kan ha din löpande bokföring och konsolidering i samma system. Systemet ger dig en kontinuerligt uppdaterad bild av hur det går för koncernen, underlättar koncernredovisningen och är en trygghet för alla koncernens bolag.

Här kan du läsa mer om hur modulen fungerar.

Vad du kan förvänta dig av koncernmodulen i PE Accounting?

Vi intervjuade Per Netzell på Medhelp Care för att se hur han har upplevt processen med att automatisera sin koncernkonsolidering i PE Accounting.

Vad hade du för utmaningar med koncernredovisning innan du tittade på denna lösning?

– Vi upplevde att det var tidskrävande att sammanställa resultat från koncernbolag som använder olika redovisningssystem och det var svårt att hitta och applicera rätt valutakurs på utländska dotterbolag. Vi är ett noterat bolag och har därför omfattande regulatoriska krav på vår kvalitet och behöver möta strikta deadlines för publicering. De här utmaningarna resulterade i att vi kunde hamna i tidspress och riskerade sämre kvalitet, berättar Per.

– Vi gjorde sammanställningar av koncernbolag från olika redovisningssystem, konsolidering, valutahantering och koncernjusteringar i en egenutvecklad Excelmodell, men insåg att det inte var en optimal lösning i längden, fortsätter han.

Vad ville du få ut från lösningen och har den motsvarat dina förväntningar?

– Vi ville ta bort tidsödande konsolideringsmoment, hantera valutakonvertering och kursdifferenser med automatik och skapa en ökad trygghet i att koncernredovisningen uppfyller alla redovisningskrav, säger Per.

Efter att ha använt koncernmodulen en längre tid har vi sett att vi sparar dyrbar tid och kan känna en större trygghet i att koncernredovisningen är korrekt och uppfyller alla krav, så vi är mycket nöjda menar Per.

– Om man idag använder PE Accounting för att automatisera sin redovisning och bokföring samt har behov av koncernkonsolidering så är det ett självklart beslut att koppla på koncernmodulen. Det kommer att spara värdefull tid och skapa trygghet, avslutar Per.

Pers bästa tips till de som är i behov av koncernkonsolidering:

Om man idag använder PE Accounting för sin redovisning och har behov av koncernkonsolidering så är det ett självklart beslut att koppla på modulen. Gör det eftersom du kommer att spara tid.
Konsultera experterna på PE och se till att få ordning på konteringen av koncernmellanhavanden i respektive huvudbok, samt se över resultat- och balanskonton innan du slår på konsolideringen.
Om möjligt, konsolidera i testmiljö innan ni går skarpt – det finns alltid något man inte tänkt på när det gäller koncernredovisning. Så minimera riskerna genom att använda en testmiljö.

Dela denna post