5 vanliga misstag vid implementering av automatiserad bokföring

När du byter från traditionell redovisning till en mer automatiserad så innebär det en större förändringsresa än att bara byta system. Det gäller att bryta mönster och bygga för långsiktighet och skalbarhet. Det kommer att ställa högre krav på uppsättningen så att ni sedan kan göra allt en gång och på ett ställe.

Beroende på hur stor din organisation är så kommer implementeringen av ett nytt ekonomisystem att ställa olika höga krav på er. Men en sak är gemensam och det är omställningen till nya strukturer och processer.

Implementering av automatiserade processer handlar alltså inte bara om att föra över bokföringsdata från ett system till ett annat. Det handlar lika mycket om att sätta upp de strukturer som krävs för att ni ska kunna åstadkomma de förbättringar ni vill nå. Det handlar om att utbilda er organisation så att ni kan dra nytta av systemet från dag ett, oavsett om ni är fem eller femhundra kollegor.

Att införa automatiserad bokföring är ingen spikrak resa. Ni kommer att stöta på utmaningar och begå en del misstag. Det är ok, så länge vi lär oss av misstagen och så länge vi rör oss mot slutmålet. Du vill i slutändan maximera affärsvärdet från din investering i ett nytt, modernt system. Därför ska jag dela med mig av de vanligaste misstagen och fallgroparna jag stött på när vi implementerat automatiserad bokföring hos kunder. Dessa misstag kan leda till utdragna och kostsamma projekt som i värsta fall leder till att vi lanserar ett system som varken är accepterat i organisationen eller testat ordentligt.

”You only get ONE chance to make a first impression!” – därför är det onödigt att slarva med implementeringen och släppa igenom data som inte är testat. Här är de fem vanligaste misstagen jag stöter på och även tips på hur du undviker dessa:

Det är alldeles för många som underskattar tiden det tar att gå igenom alla interna processer som finns inom en ekonomifunktion. I många fall finns inte ens processerna dokumenterade, utan de behöver sättas i och med automatiseringen. Så underskatta inte tiden det tar att inventera och analysera era befintliga processer. Det är väl investerad tid när ni väl ska köra igång.

Att automatisera kommer att innebära förändring. Små förändringar i dina ögon kan kännas stora i din kollegas och det måste du vara medveten om innan ni startar resan. De flesta hoppar inte högt av glädje när de hör ordet förändring, så det är ditt ansvar som intern ambassadör och projektledare att se till att ge kollegorna en ärlig chans att förstå varför vi gör det här och hur deras vardag faktiskt kommer att underlättas genom denna insats. Så se till att få med alla på resan från start. När du tror att du förankrat väl, gör det igen. Och igen.

Att ta extern hjälp vid implementering är jättebra. Som externa experter har vi ofta en bred insyn i hur andra löst situationer ni ställs inför och vi kan tillsammans möta utmaningar på ett bra sätt. Men en extern partner kan inte ersätta en intern projektledare som har ansvaret för projektet i just din organisation. Så se till att ha en utpekad kontaktperson, det kommer att effektivisera arbetet oerhört.

När man väl har bestämt sig vill man oftast ha systemet live direkt, helst igår. Jag förstår det. Men en tidsplan som inte är realistisk kan stjälpa hela projektet. Det kan leda till att uppsättningen inte är klar när systemet väl går live. Det kan i sin tur leda till att vi inte hunnit testa och kontrollera så att allt faktisk är rätt från början. Det sänker trovärdigheten direkt. Så ha en realistisk tidsplan så att ni hinner testa och involvera alla som behöver involveras i tid, inklusive externa integrationer som till banken exempelvis. Det gör att lanseringen kommer att vara så mycket smidigare och mer framgångsrik.

Detta är inget misstag egentligen utan snarare en reflektion. Vi har så många gånger stött på organisationer som säger att de vill digitaliseras men de vill egentligen inte förändra något. De är ganska nöjda som det är. Beslutet att automatisera kommer kanske från en ägare, en styrelse eller påtryckningar från en allt mer digital omvärld. Men det går inte att förändra om viljan helt saknas. Att vara eftertänksam är ok, men att inte vilja alls är inte ok om projektet väl är igång. Så bromsa isåfall och börja om när viljan faktiskt finns.

Är du redo för automatiserad bokföring? Bra! Vi tagit fram en Roadmap för automatisering av ekonomiprocesserna. Del 4 i denna roadmap handlar just om implementering. Här ger vi dig 4 viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Ladda ner den här och planera för en smidig implementering redan idag.