Tips från lönspecialisten! Från AGI till semester.

Träden har ännu inte börjat tappa sina löv, det är fullt med folk på lunchrestaurangernas uteserveringar, solens strålar värmer fortfarande och vi gör allt vi kan för att njuta av det sista som sensommaren har att erbjuda. Semesterveckorna är sedan ett tag förbi för de flesta av oss och vi börjar nu sakta men säkert att falla tillbaka i våra rutiner. Det är dags att mentalt förbereda sig inför den stundande hösten. Vi på Payroll vill ge dig lite verktyg som vi tror kan vara bra att ha med på resan! För att få en så bra start som möjligt på höstens arbete finns det, enligt oss, framför allt fyra saker vi vill prata lite extra om.

2019 i ett nötskal – hur har det gått med AGI och karensavdrag?

Vi kan börja med att se tillbaka över året, vad har egentligen hänt hittills? Den absolut största lönerelaterade nyheten var att arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) kickade igång och ersatte KU10, det vill säga den kontrolluppgift som skulle lämnas in till Skatteverket vid årets slut. Nu skulle det istället rapporteras in varje månad vilket mottogs med blandade känslor. En del såg det som något nödvändigt ont och framför allt tidskrävande, men de allra flesta reagerade positivt på att nu kunna reda ut saker på en gång och inte behöva vänta ett helt år för att försöka rätta (och hitta!) fel retroaktivt.

En annan stor nyhet var att karensdagen skulle slopas och ersättas av det nya karensavdraget. Till en början verkade det lite komplicerat men när alla polletter tillslut trillat ner så drog många en lättnadens suck att det inte visade sig vara alltför stor förändring. Det kändes till och med lite spännande att få andra sätt att räkna sjukfrånvaro på.

Januari drog igång året och vi var mycket förväntansfulla på att se hur alla uppdateringar fungerade i skarpt läge. Vi hade gjort allt vi kunde – läst på, kodat om och testat. Skulle allt fungera fläckfritt? Hade vi missat något viktigt? Var det hanterbart eller skulle det dyka upp stora fel vi behövde åtgärda? Det var inte någon enkel uppgift men med facit i hand tycker vi själva att det har gått över förväntan. Framför allt har vi fått mycket positiv feedback från er kunder.

För dig som är Admin i PE Accounting: Efter att det nu gått några månader sedan AGI och karensavdraget blev aktuellt, hur känner du kring allt? Förhoppningsvis är du mer säker än vid årets början men finns det något som ligger och gnager som du gärna vill reda ut? Tveka inte på att höra av er till ansvarig konsult om det finns frågetecken, vi hjälper er gärna!

Attest av löner kan vara viktigare än du tror!

Varje månad betalas som bekant lönen ut. Det är oftast i samband med det man upptäcker fel som uppstått; ett slutdatum som uteblivit, föräldraledighet har hamnat på ett annat barn, semesterdagar har lagts in istället för sjukfrånvaro etcetera. Listan kan göras lång och vi får såklart inte glömma att det trots allt är mänskligt att fela. I många fall när dessa fel inträffar, och beroende på vad felet är, behöver vi nu i och med AGI gå tillbaka och deklarera om. Allt ska som nämnt redovisas per månad och därför kan det ta mycket tid när korrigeringar måste göras, både från er sida som behöver kontakta konsulten och förklara felet men även från vår sida som praktiskt ska få rätsida på allt igen.

En bra nyckel till att dessa fel undviks är att se över hur lönernas attestflöde ser ut. Ofta är det på grund av tidsbrist som man hafsar igenom lönerna och mer eller mindre hoppas på att allt är korrekt. Finns det kanske någon annan som är mer lämpad för uppgiften och som faktiskt kan ta sig tiden att sitta ned och gå igenom varje lönespecifikation, anställd för anställd? Det kan kännas tidskrävande men kommer snarare hjälpa än att stjälpa. Har ni listor ni går igenom med information som handlar om till exempel avslutsdatum, längre ledigheter eller månadslöneuppdateringar? Följer man dessa är chansen stor att fel upptäcks i god tid.

För dig som är Admin i PE Accounting: Att arbeta förebyggande är A och O. Som du säkert hört är det bättre att fråga en gång för mycket än en gång för lite så tveka inte på att kontakta ansvarig konsult när något är oklart. Det är bättre att reda ut frågetecken på en gång än att behöva rätta och på så vis sparar det tid för alla. Dessutom, attestflödet kan alltid tas upp till diskussion för att se om det går att förbättra än mer!

Sommarens semesteruttag – blev allt rätt?

Semester är något de allra flesta ser som bra, något att se fram emot. En tid att pausa allt, byta miljöer och kunna ladda batterierna. När man sedan återgår till arbetet vill man inte börja med att mötas av en felaktig lönespecifikation där semesterdagarna blivit helt fel. Det blir en mycket tråkig överraskning och inget roligt sätt att starta hösten på. Felet kan bero på att de anställda omedvetet har rapporterat fel semesterperiod, glömt att lägga in kompletterande föräldraledighet eller helt enkelt tagit ut för många eller för få semesterdagar enligt vad som var överenskommet.

Det kan även vara så att felet inte uppmärksammas alls utan kommer senare under året, lagom till när julledigheten närmar sig. Då stämmer kanske inte dagarna överens med verkligheten eftersom det råkade bli fel under sommarperioden. Kanske finns inte ens några dagar kvar för den anställde att ta ut eftersom man räknat fel tidigare?

För dig som är Admin i PE Accounting: För att undvika detta dilemma kan en god idé vara att redan nu se över de anställdas lönerapporter – blev det verkligen helt rätt med semestern eller är det något som behöver korrigeras?

För att fortsätta på semesterspåret; tidigare i vår delade vi ett blogginlägg som handlade om rörlig lön och dess semesterersättning, hur tokigt det kan bli om anställda inte får vad de är berättigade. Om du inte redan läst det är en varm rekommendation att klicka dig in och göra det. Uppdatera dina kunskaper och se så att allt är i sin ordning!

Hur fungerar semesterersättning på provisison?

Innevarande löneavdrag för långtidsfrånvaro – kan det vara något för er?

Så ofta vi har möjlighet vill vi komma med tips och trix för att underlätta er vardag. Många kunder har efterfrågat detta och just därför slår vi nu ett slag för innevarande avdrag gällande föräldra- och tjänstledighet under längre perioder. För dig som inte känner till vad det är så innebär det att avdraget görs direkt i den månad det faktiskt avser. Vi har i dagsläget inte detta per automatik men i väntan på att det ska implementeras så vill vi upplysa om att det finns ett sätt att lösa detta med lite trixande. Att göra innevarande avdrag kan underlätta i många situationer och speglar faktiskt verkligheten bättre. Det minimerar dessutom risken för negativ slutlön i de fall den anställde väljer att avsluta sin anställning innan återgång i tjänst.

För dig som är Admin i PE Accounting: Känner du att innevarande avdrag kan vara aktuellt för er? Kontakta er ansvarige konsult så hjälper vi er med det administrativa.

Nu kickar vi igång den här hösten, eller vad säger du?!