Måste ekonomiavdelningen automatisera eller dö?

Du kan blunda och tänka att det inte gäller just din bransch eller din verksamhet. Du kan tycka att din roll är extra viktig för organisationen, eller att ditt bolag är unikt, men har du verkligen råd att inte reflektera djupare över vad som kan komma? Det kan nämligen innebära att du inte finns imorgon. Begreppet automatisera eller dö kan inte symboliseras starkare än genom att belysa den konkurs som flygjätten Thomas Cook genomgår. Resenärers köpmönster och beteenden har uppenbarligen ändrats och det har gått ganska snabbt. Att boka resan via onlinetjänster är en självklarhet för de flesta konsumenter och ändå höll bolaget fast vid många fysiska butiker och manuella processer. Det kostade dem framtiden. Är du beredd att ta den risken?

I en helt digital och automatiserad ekonomilösning sker alla moment automatiskt då systemen är integrerade med varandra och oberoende av mänsklig interaktion. Som CFO, redovisningsekonom eller annan anställd på ekonomiavdelning eller redovisningsbyrå behöver du därför fundera över vilka kompetenser du behöver imorgon och även hur era roller utvecklas i takt med att fler manuella steg sköts av datorer. Ekonomiavdelningens roll och insikter är viktiga och kommer att fortsätta vara viktiga hur mycket vi än digitaliserar. Men ni ska göra annat än de manuella arbetsmoment som många sitter med idag. Både ekonomiavdelningen och leverantörer av redovisningstjänster måste automatisera eller dö! Hur hårt det än låter…

Men det handlar inte om att robotar tar över alla jobb. Det handlar om att låta systemen göra manuella mellansteg idag så att du kan lägga tid och fokus på att se till att ni finns imorgon. Din kompetens ska nyttjas till att analysera de beslutsunderlag som systemet tar fram åt dig, mer eller mindre automatiskt. Din kompetens ska nyttjas till att dra slutsatser, ge kloka råd, anpassa regelverk efter bransch, göra prognoser och planera för tillväxt. Inte till att registrera enskilda affärshändelser eller skapa manuella bokföringsunderlag. Inte heller till att hantera Excelfiler med släpande underlag som inte alltid ger en korrekt bild ens. Sluta med det – time is money!

Så tänk igenom vad du ska lägga tiden på när automatiseringen väl frigör tid åt dig. Om du lägger tiden på rätt saker, som skapar värde, så kommer ingen robot att ersätta dig – de kommer att hjälpa dig att må och prestera bättre! Se därför systemet som din digitala assistent istället för ett hot. Vilka svåra (och ibland) tråkiga uppgifter vill du lägga på din digitala assistent och på vilka områden behöver du utvecklas?

Skulle projektuppföljning, kvittohantering, lön och fakturering vara områden som du vill ska skötas mer effektivt med hjälp av automatisering? Bra! Det skulle frigöra massa tid för dig och din organisation. En viktigt fråga innan du kan komma igång. Hur ser era interna processer ut idag? Detta är nämligen kärnan i automatisering. Varför? Jo, för att automatisering kommer från digitalisering. Och digitalisering i sin tur bygger alltid och utan några som helst undantag på välfungerande processer. Här finns inga genvägar eller undantag och din framgång beror på ditt ledarskap. Du som CFO bär ansvaret för att se till att ni har välfungerande processer som en grund för att faktiskt kunna automatisera och överleva.

Är din bokföring händelsestyrd idag? Sluta med det! Om du är ute efter att arbeta mer effektivt och säkert, med stöd av automatisering, så måste din bokföring vara process-styrd. Först då har ni möjlighet att följa med i utvecklingen och även dra nytta av den teknik som finns idag och kommer att utvecklas framöver.

För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först och främst bestämma dig för att du vill förändras. Det är lätt att svara ja för att omvärlden kräver en digitalisering. Det är förvisso en bra morot, men det kommer inte att räcka när det blir skakigt längs vägen. En förändringsresa kräver mod, uthållighet och en stark vilja. Så bestäm dig för om du verkligen vill förändra eller inte och var beredd på konsekvenserna oavsett ditt val. När du är redo ska du satsa på följande tre nycklar för att lyckas hämta hem affärsvärdet av en digital ekonomifunktion.

1. Ledarskap och förändringsledning. Inget skepp vänds av en ensam ledare, du behöver få med dig alla på resan. Här spelar ledarskapet en avgörande roll för er framgång. För att lyckas digitalisera ekonomiavdelningen måste du veta var ni befinner er idag, vart ni vill befinna er imorgon och tydligt kommunicera ut syftet med förändringen. Varför ska ni införa automatiserad bokföring? Vad innebär det för medarbetarnas vardag? Och vad är risken om ni inte gör det?

2. Processer, processer och åter processer. Utan processer kan du inte automatisera. Rucka aldrig på kravet av välfungerande interna processer. Det är processerna som lägger grunden till en automatiserad bokföring och det är processerna som gör att ni kan växa och skala verksamheten.

3. Använd experterna till rätt sak. Ett system kan göra de allra flesta transaktioner mer effektivt och korrekt än vi människor. Med välfungerande processer i grunden minimeras risken för fel och du kan fokusera på kontroll, analys och utveckling. Men utan rätt kompetens, intern såväl som extern, får du på sin höjd ut halva värdet av investeringen. Du jobbar digitalt och effektivt ja, men det är experterna som kan hjälpa dig att analysera och göra något vettigt av underlagen som systemet tar fram åt dig. Så använd systemet till repetitiva manuella steg och lyft värdet på ekonomipersonal och redovisningskonsulter som de experter på ekonomi de i de allra flesta fall är.