Vad gör människan när datorn sköter redovisningen?

Automatisering är så spännande att det är lätt att glömma bort hur otroligt viktig människan är. Det behövs trots allt idag rätt kompetens om både bokföring och systemprocesser för att redovisning ska bli korrekt. En robot täcker inte alla behov men gör det däremot möjligt att få realtidsuppdaterade siffror som går att använda för att veta hur det går för företaget när och var som helst. Viktor Tingåker, Accounting Manager, PE Accounting.

Vi låter våra konsulter förklara och ställer upp tydliga punkter för vad de gör, vad som förväntas av dig och exempel på vad systemet klarar av att sköta på automatik.

• Vad gör redovisningskonsulterna?
• Vad gör du som driver företaget?
• Vad gör vårt automatiserade ekonomisystem?
• Hur säkert är det?
• Hur skulle det fungera för ditt tjänsteföretag?

En klassisk redovisningsekonom är specialist på bokföring och inte nödvändigtvis på processer eller system. En redovisningsekonom som arbetar med automatisering måste vara både kunnig inom bokföring och specialist på automatisering av ekonomiprocessser. De behöver också ha en mycket tät dialog med utvecklare och IT-support. Det är något som är mer eller mindre unikt med våra redovisningskonsulter.

• Konsulterna är kunniga och rådgivande inom lagar och regelverk som berör din bokföring.
• Hur du vill följa upp din verksamhet bestämmer du själv men du kan få goda råd kring hur du kan använda kategorier och system för att få fram rätt siffror.
• Eftersom underlag för månadsbokslut genereras löpande går det snabbt. Konsulterna ser till att allt kommer på plats och berättar om det är något du behöver ta ställning till.
• Konsulterna kan göra årsbokslut och vara stödjande under hela processen.
• De sköter arbetsgivardeklaration och momsdeklaration med färdiga underlag från systemet.

• Målet är alltid att redovisningen ska vara så effektiv som möjligt. Fokus blir därför på att sätta upp nya regler för repetitiva uppgifter, snarare än att lösa ärenden manuellt.
• Konsulterna är också systemspecialister och hjälper dig få ut mer av systemet.
• Om du vill se andra rapporter eller har en spännande idé kan de hjälpa dig få rätt stöd från teknisk support med utveckling av widgets, rapporter och det som behövs för nya integrationer.

• Dina dedikerade konsulter lär sig din verksamhet och kan hjälpa till på olika sätt beroende på roll och erfarenhet. En junior konsult, en senior konsult och en övergripande uppdragsansvarig konsult samarbetar.
• Löpande händelser i systemet övervakas och konsulterna gör åtgärder eller kommer med förslag om de ser något som behöver justeras.
• Löpande support för både bokförings- och systemfrågor finns både från dina dedikerade konsulter och från en allmän support.
• Konsulterna har möjlighet att samarbeta med både utvecklare, lönespecialister och produktspecialister direkt på PE Accounting. Inga extra mellanhänder behövs. En unik möjlighet att göra så mycket mer än ren bokföring.

Okej. Nu vet du vad du får hjälp med av en människa men vad behöver du göra när du har stöd från både experter och system? Det beror lite på vilken affärsmodell ni har och hur mycket som går att standardisera. Olika företag har olika behov. Vissa gör nästan allt helt automatiskt medan andra har större behov av att kunna påverka händelser manuellt.

Generellt så har vi skapat processer där du hela tiden behåller kontrollen över det som sker genom total transparens och attesträtt.

• Du driver och utvecklar din verksamhet.
• Du använder siffrorna i systemet för att se hur det går för ditt bolag när och var som helst och tar beslut baserat på det.
• Arbetar ni i projekt och debiterar kund? Då kan ni rapportera tid direkt i vår app eller på webben, det genererar både fakturaunderlag, underlag till lön och uppföljning.
• Du kan skapa fakturor manuellt om det verkligen behövs. (Kan annars ske helt på automatik baserat på tidrapportering, löpande avtal eller integrationer).
• Var och en lämnar in sina utläggsrapporter via app eller på webben (det finns stöd för automatisk inläsning av kortköp och kvittotolkning).
• Projektledare skapar projekt och följer rapporterade timmar och fakturering.
• Du eller den med rätt ansvar attesterar fakturor för betalning.
• Du och kollegorna tid- eller frånvarorapporterar beroende på verksamhet och uppföljningsönskemål.
• Löner attesteras av den som är ansvarig hos er och sedan trycker densamme på en knapp. (Resten löser systemet).
• Någon hos er tjatar på folk internt så att tider rapporteras in osv. (Systemet hjälper till att påminna och visa vad som inte är åtgärdat).

En helt avgörande del för att du ska kunna fokusera på allt annat än administration och få så bra stöd som möjligt är förstås systemet.

• De flesta bokföringsverifikat skapas helt automatiskt.
• Periodiseringar efter regelverk som skapas löpande per automatik.
• Matchning av kund- och leverantörsfakturor mot banken genom integration.
• Betalning av löner, leverantörsfakturor och utlägg efter attest. Detta sker genom direkt integration mot banken.
• Utlägg påverkar fakturering, lön, bokföring och rapporter automatiskt.
• Överföringar mellan system som har integrationer via API.
• Alla rapporter som påverkas av bokföringen, från resultat-
• och balansräkning till rapporter på individnivå.
• Maskininlärning stödjer tolkning av bland annat kvitton.
• Olika provisions- och lönemodeller kan ibland skötas av regelverk om de går att standardisera.
• Projekt med fast slutpris kan räknas upp och delfaktureras baserat på rapporterad tid.
• Finansieringsutrymme kan ses kopplat direkt till din bokföring.
• Automatiska val av kategorier, affärsområden m.m. baserat på regelverk
• Uppdaterade rapporter inför bokslutsarbetet.
• Påminnelser och inkassohantering efter regelverk.
• Skapar fakturor, löner, bokföring och resultatrapporter baserat på t.ex. tidrapportering eller sålda tjänster.
• Semesterersättning och semesterskuld periodiseras och bokförs automatiskt.
• Självfakturering kan skötas helt automatiskt, lite beroende på modell.
• Likviditetsrapport skapas på automatik. Du har kontroll över ditt likviditetsflöde baserat på de intäkter och kostnader som systemet kan känna till.
• Resultat- och balansrapporter samt en lång rad andra rapporter skapas automatiskt. Nya kan tas fram beroende på dina behov.

Allt som utvecklas i PE Accounting testas automatiskt, dvs. vilken ny funktion vi än utvecklar så stäms den av mot allt som sker i systemet. Syftet är att risken för fel ska vara minimal och automatiseringen ska kunna ske riskfritt och effektivt med stöd av kloka och kunniga människor.

Vi genomför dessutom återkommande informationsrevision och är certifierade enligt ISAE3402 för att ha rätt säkerhetsrutiner genom hela verksamheten.

Utvecklare av systemet och redovisningsekonomer samverkar i ett och samma företag. Det är en stor fördel som ger oss möjlighet att inte bara tänka på teknik eller redovisning, utan se till att allt hänger ihop och stämmer.

Med ett komplett ekonomisystem som PE Accounting går det att skapa extremt effektiva processer och till och med helt nya affärsmodeller. Vi gör vårt yttersta för att hela tiden minska antalet manuella steg men aldrig bara för att det är möjligt, utan alltid med din säkerhet i åtanke. När något går att göra automatiskt och helt säkerställa processen är det som bäst.

Vi är riktigt bra på tjänsteföretag med omkring 5–500 anställda och har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare av systemet.

Titta på vår inspelade demo eller ta reda på mer exakt vad skillnaden skulle bli för er genom ett personligt möte, helt digitalt eller där det passar dig. Om du vill läsa mer om automatisering av ekonomiprocesser finns bra läsning i vår kunskapsbank.