Utläggshantering – en administrativ rysare

Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.

För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.

Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på PE Accounting.

Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.

1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper
2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den
3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet
4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU
5. Sparas i sin pappersform i tre år om det scannats från pappersoriginal, istället för sju.
6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte scannas.

Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av PE, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till PE, annars riskerar PE att inte få avdrag för den ingående momsen.