Många system för redovisning – kostsamt pussel för tjänstebolag

Behovet av effektivare, mer eller mindre automatiska processer ökar i takt med att konkurrensen om konsulter och uppdrag hårdnar. Mer tid och resurser behöver helt enkelt ägnas åt rekrytering, sälj och värdeskapande för både kunder, det egna företaget och konsulterna. Samtliga områden där allt som rör redovisning och bokföring bara måste fungera och bli rätt, hela tiden.

Rätt uppsättning system för redovisning påverkar i allra högsta grad hur enkelt och riskfritt det går att driva bolaget framåt. Integrationer kan innebära helt fantastiska möjligheter och är en nödvändighet för många verksamheter, men då är det viktigt att ha kontroll.

• Fler pusselbitar med integrationer kräver mer kunskap och kontroll.
• Pusselbitar som hålls ihop av människor är en kostsam riskfaktor.
• Många pusselbitar kostar tid- och pengar, hela tiden.
• Tjänstebolag kan lägga bästa pusslet.

Varje integration mellan olika system som ska skjuta in data i redovisningen ställer höga krav på att någon tar ansvar för att integrationen uppdateras i takt med att andra system den integrerar med gör nya releaser och att det blir redovisningsmässigt rätt i slutändan. En integration som ligger nere och påverkar t.ex tidrapportering, fakturering och resultat kan skapa fel som påverkar utbetalning av löner, intäkter från kunder och kontroll över cashflow.

Var inte rädda för att använda system som är integrerade med varandra eller för den delen experimentera med egna integrationer som ger er den upplevelsen ni önskar. Det är ändå dit utvecklingen är på väg. Var däremot väldigt medvetna om att fler integrationer som förvaltas av externa leverantörer innebär fler aktörer med olika syn på ansvar, fler möjligheter till tekniska fel och fler syner på vad som är korrekt redovisning. Det krävs helt enkelt både rätt teknik och kompetens.

Var noggranna med vem som ansvarar för att allt blir rätt, fungerar som det ska och ha kontroll på hur ni hanterar situationen när allt inte längre hänger ihop. Trots allt är det ni som företag som tar stora risker om redovisningen blir fel och måste ta ansvar för att ni har leverantörer som levererar en hållbar helhet.

Minimera antalet pusselbitar och ha processer för att hantera API-integrationer om ni vill få så effektiv redovisning som möjligt, minska risker i alla led och fokusera på rätt saker.

En annan aspekt som påverkar hur rätt redovisningen blir och hur mycket den kostar är hur många gånger en person påverkar processen under resan från rapporterad timme till resultat. De flesta system för olika typer av redovisning har olika syn på vad som är rätt och fel och det krävs att någon med förståelse både för er bransch, företag och övriga system lägger pusslet för att det ska blir rätt. De flesta använder fortfarande någon form av mellansteg där en människa klipp och klistrar data eller exporterar och importerar filer från ett system till ett annat. Det är både dyrt och riskfyllt.

Antalet onödiga manuella steg måste minimeras och då är ett enkelt recept att helt enkelt använda färre pusselbitar.

Det är knappast någon hemlighet att de flesta leverantörer av system eller tjänster idag letar efter någon form av återkommande intäkt från varje kund. Det betyder förstås inte att alla är dyra eller att det är fel. Som litet företag kan kostnaderna för varje enskild tjänst vara relativt liten. Däremot är en stor systempark något som snabbt börjar kosta pengar när företaget blir större. Varje användare, varje transaktion, varje integration, varje supporttimme osv kan snabbt dra iväg och bli kostsamt.

Omkring fem anställda brukar digital- och automatiserad redovisning med ett eller några få system göra större skillnad.

Med så få system som möjligt för redovisning är det enklare att behålla kontrollen över kostnadskalkylen och lägga ett pussel som håller både nu och på sikt.

Tjänstebolag som säljer timmar, abonnemang eller SaaS-tjänster har ett försprång. Tekniken har kommit så långt att det mesta av den traditionella manuella och repetitiva redovisningen från tex en rapporterad timme till faktura, lön och resultat kan skötas av ett system och människan kan fokusera mer på kvalificerat arbete.

Idag kan t,ex en konsult rapporterar tid på ett projekt som genererar en faktura på automatik, som attesteras och skickas digitalt med ett klick från projektledaren som följer hur det går i realtid. Allt bokförs automatiskt och korrekt baserat på bestämda regelverk. CFO ser direkt hur det påverkar resultat- och balansräkning och kan följa vad som sker med drill-down funktionalitet ner i minsta detalj. CEO kan med ett par musklick få fram hur det går och presentera både resultat i realtid, vad som går bra och utveckla förslag på hur verksamheten ska fokusera framöver för att uppnå de satta målen. Konsulten kan närsomhelst se vilken lön som kommer betalas ut och hantera eventuell provision och utlägg.

En förutsättning för att ovanstående scenario ska vara möjligt är att det sköts i så få system som möjligt, att alla integrationer fungerar och att systemet är kopplat till bank- och myndigheter. Med andra ord ett enda perfekt redovisningspussel.

Vi effektiviserar allt som rör redovisningen genom att tillhandahålla ett ekonomisystem där allt ifrån tid- och utläggsrapportering hänger ihop med fakturor, löner, bokföring och rapporter. Mycket sköts på automatik efter uppsatta regelverk och dedikerade redovisningskonsulter ingår som löpande stöd. Du kan enkelt se en inspelad övergripande demo eller boka möte med oss när det passar dig. Om du vill läsa mer generellt kring automatiserade ekonomiprocesser finns massor av bra läsning i vår kunskapsbank.