Få en kostnadsfri konsultation och konkurrensutsätt din ekonomilösning!

Kategori: Utläggshantering

Utläggshantering behöver inte vara en mardröm

3 min läsning • 8 november 2023 • Utläggshantering

 

 

Utläggshantering är något många sliter med. Och alla är överens om är att det kan och borde fungera smidigare. Ofta blir det en onödig huvudvärk vid slutet av månaden för både anställda och ekonomiavdelningen där mycket onödig tid slösas bort. Som tur är så finns det smartare sätt att hantera utläggshanteringen på idag, så att du kan lägga din tid och energi på mer värdeskapande saker.

Utmaningarna med utläggshantering som släpar

Även om processen kring utläggshanteringen blivit bättre genom åren så finns det fortfarande många utmaningar som ställer till det för både anställda och ekonomifunktionen. När utläggshanteringen inte sker automatiserat och går in i bokföringen så står ni ofta inför följande utmaningar:

 

1. Tidsslöseriet 

Oftast behöver du vänta upp till 48 timmar innan ditt köp dyker upp i affärssystemet och då väljer många istället att vänta med all sin kvittoredovisning till slutet av månaden. Dessutom kan det ibland behövas kompletteringar för att den anställda lämnade in felaktiga eller otillräckliga underlag.

Här går det åt många timmar av urtrist admin-jobb för både ekonomiavdelningen och den anställda. Tid som man helst hade velat lägga på annat som tar företaget framåt.

 

2. Krånglet

Eftersom det tar ett tag innan ditt köp hamnar i ditt redovisningssystem behöver du ha koll på dina papperskvitton, något som inte alltid är så lätt som det låter. Kvitton försvinner, eller hamnar på fel ställe i överlämningen och plötsligt blir det mycket svårare att redovisa köpen när det väl är dags.

 

3. Dålig kontroll 

Manuell kvittohantering gör det svårt för ekonomiavdelningen, eller den som redovisar utläggen, att spåra utläggen och känna kontroll. Att försöka koppla kvitton till rätt köp och veta vem som köpte vad, kan skapa onödig förvirring. Detta är något som hade blivit mycket lättare om hela processen sköttes digitalt och så automatiserat som möjligt.

 

4. Ligga ute med egna pengar 

Om du behöver använda ditt privata kort för köp och sedan redovisa det till företaget så kan du tvingas ligga ute med egna pengar alldeles för länge. Till exempel om kvitton tappas bort, eller om ekonomiavdelningen vill vänta till slutet av månaden med att redovisa alla utlägg.

Detta är några utmaningar som gör utläggshantering till en ”tråkig uppgift” som ingen vill lägga massa tid på. Därför jobbar vi hela tiden med att göra utläggshantering så automatiserad och smidig som möjligt. Vi vill att du ska kunna få kvittot rätt ner i bokföringen i realtid. Då slipper du krångel, du sparar tid och har full kontroll.

Ett smartare sätt att hantera utlägg på

Vi på PE Accounting vill förändra sättet du utläggshanterar. Därför släpper vi nu ett PE-brandat kort där syftet är att utläggshanteringen ska vara en mycket enklare uppgift. Redan idag går alla kvitton direkt in i bokföringen för PE’s integrerade kortlösningar Mynt och Eurocard.

 

Det här gäller för PEs kortanvändare:

  • En enklare utläggshantering i realtid, där du inte behöver vänta flera dagar att redovisa dina kvitton.
  • Större kontroll och spårbarhet, där företaget kan sätta köpgränser för ytterligare överblick.
  • Snabbare bokföringsprocesser, där den tidigare admin-tiden kan läggas på andra saker som tar företaget framåt.

 

Framöver ser vi fram emot den dagen papperskvitton slopas helt, och att processen går att göra 100% automatiserad. När den dagen kommer räknar vi med att PE Accounting kommer vara i framkant även då.

Dela denna post

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Relaterade artiklar

Boka en demo

Kom igång med PE

Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?

Därför är utläggsrapportering viktigare än du tror

2 min läsning • 10 februari 2023 • Utläggshantering

 

När vi jobbar med alla olika typer av företag, stora som små, ser vi ofta data som  har en tendens att släpa efter och resultera i felaktiga rapporter för bolaget. Eftersläpande kvittorapportering kan bland annat leda till missvisande resultat och felaktigt fördelade kostnader. För realtidsuppdaterade rapporter krävs en kvittton rapporteras så fort som möjligt.

Vem som är betalningsansvarig kan påverka rapporteringen

Att lämna in kvitton och redovisa sina privata utlägg, det är de flesta anställda och företagare noggranna med, rapporteringen sker ofta i samband med köpet och kostnaden som kommer in i bolaget kan redovisas i rätt period. Men när de anställda har ett företagskort där bolaget sitter på betalningsansvaret, händer att många missar, glömmer och ibland kanske inte ens vet att de har ett ansvar att rapportera in kvitton för de köp som har gjorts i bolagets namn.

 

Det är faktiskt så, att oavsett om köpet har gjorts med privata medel eller med ett företagskort så ska ett korrekt kvitto redovisas för köpet för att bolaget ska kunna stå för kostnaden. Men även för att bolaget ska få rätt att dra av eventuell ingående moms, pengar som bolaget kan räkna av mot all sin utgående moms och därmed få tillbaka från Skatteverket.

Så löser du utläggs-problematiken

Vi rekommenderar därför att företagskort ställs ut med privat betalningsansvar, även om det är bolaget som står för kreditrisken på kortet. På så sätt så får de anställda incitament att rapportera in kvitton så fort som möjligt för att kunna få ut pengar på lönen att sen betala kreditkortsfakturan med.

 

När inte kvitton redovisas så saknas det kostnader i resultaträkningen och eventuellt ingående moms i balansräkningen och momsdeklarationen. Resultatet du ser i resultatrapporten blir därmed missvisande. Detta är alltså anledningen till varför det är så viktigt att du som kund redovisar alla kvitton och i tid. Vi på PE vill ändra sättet du utläggsrapporterar på, från en gång i slutet av varje månad till varje gång du gör ett utlägg. Därför har vi byggt en så bra app, så att du enkelt och smärtfritt ska kunna utläggsrapportera på plats varje gång du gör ett utlägg. Du slipper lägga timmar i slutet av månaden på att sitta och matcha kvitto och utlägg.

 

Snabb fakta om utlägg och kvitton

 

  • Kvitton utgör viktig räkenskapsinformation och sådant måste sparas i 7 år.
  • Även om ett fysiskt papperskvitto har scannats eller fotograferas så måste papperskvittot sparas i fysisk form. I och med att det fysiska kvittot har förts över i elektronisk form får papperskvittot förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
  • För att underlätta arkiveringen av kvitton rekommenderar vi att ni använder kvittopärm och kvittokuvert som är möjliga att försluta så att kvitton inte försvinner eller förstörs av misstag. Dessa kan du köpa själv i närmaste butik eller så kontaktar du din PE-konsult.
  • Vill du få den allra smidigaste utläggshanteringen? Kika på något av våra partnerkort med Mynt eller Eurocard. Dom är fullt integrerade med bokföringen i PE.
  • Oavsett företagskort eller privat köp, använd PE-appen för att underlätta utläggsrapporteringen. På så sätt är du alltid redo att fota ett kvitto och det sparas direkt i appen, rapporteringen kan du göra vid senare tillfälle. Detta i kombination med ett dedikerat kvittokuvert i datorväskan där du kan samla upp de fysiska kvittona så har du alla förutsättningar för en smidig och effektiv utläggsrapportering.
Dela denna post

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Relaterade artiklar

Boka en demo

Kom igång med PE

Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?

Automatiserad utläggshantering

3 min läsning • 06 december 2021 • Utläggshantering

 

En studie från KTH visar att effektivitetsvinsterna kring utläggshantering är enorma. De mest effektiva företagen hanterar sina anställdas utlägg på i snitt 8 minuter. För de minst effektiva tar det 10 gånger så lång tid att administrera utlägg, alltså hela 80 minuter. Genomsnittstiden för företagen i undersökningen var 24 minuter för att hantera utlägg, det vill säga tiden från start tills dess att utlägget är processat och utbetalt. Skillnaden mellan 8 och 80 minuter är enorm, särskilt på årsbasis. Därför är det hög tid att automatisera det som går i utläggshanteringen och minska tidssvinnet.

Automatiserad utläggshantering steg för steg

Vi vet att utläggsredovisning är förknippat med huvudvärk för det flesta, men tänk om det inte var så. Tänk om du kunde ut och luncha idag och redovisa utlägget med ett klick direkt efter lunchen. Skulle det spara tid och frustration för dig som anställd? Ja. Skulle det spara tid för ekonomiavdelningen? Massor.

 

Våga utmana traditionell kvittohantering och gör livet smidig och enkel att redovisa! Det som behövs är att automatisera så mycket som möjligt från själva kortköpet till bokföring och utbetalning av utlägget.

 

Det finns givetvis många olika sätt att automatisera denna process. För att de anställda och ekonomiavdelningen ska få en smidig och sömlös hantering med så lite manuella mellansteg som möjligt så behöver ni ha företagskort som är kopplade till ert affärssystem. Ni behöver en process där bokföring, redovisning och utbetalning hanteras så automatiserat som möjligt.

 

Processen blir då:

  1. Du bjuder din kund på lunch och betalar med företagskortet.

 

  1. Köpet dyker upp direkt i affärssystemet och bokförs direkt

 

  1. Du får en notis om kortköpet och en påminnelse om att hantera utlägget direkt. Du behöver endast fylla i vem du bjöd på lunch exempelvis samt fota kvittot.
  2. Därefter sker det mesta automatiskt, det vill säga bokföring och utbetalning av utlägget skapas så snart du klickat skicka in.
  3. Den ansvariga attesterar med ett klick och du får ditt utlägg utbetalt.

Du frigör tid och missar aldrig mer ett utlägg! Du slipper dessutom ligga ute med pengar som anställd.

4 konkreta fördelar med automatiserad utläggshantering

Hantera kvitton i mobilen
När du är ute på lunch kan det vara skönt med flexibel kvittohantering direkt i mobilen. Fota och ladda upp ditt utlägg direkt i en app på vägen tillbaka till kontoret eller ha integrerat företagskort som sköter det mesta och du behöver bara godkänna med ett klick.

 

Smidig behörighetsstyrning
Medarbetare och användare kan administrera och godkänna sina egna utlägg smidigt, samtidigt som ledning eller interna administratör har tydlig översikt i systemet. Du får koll på ekonomin och slipper otrevliga överraskningar.

 

Automatisk och digital bokföring
Ett underliggande regelverk styr hur bokföringen ska se ut, och i samband med slutattest bokförs utläggen automatiskt. Det enda användaren behöver tänka på är att fylla i typ av utlägg, land, summa och moms. I många fall kan systemen dessutom fylla i i förväg för dig.

 

Mer noggrann uppföljning
Eftersom varje användare har tillgång till historisk information kan de tydligt följa och hitta sina egna utlägg. Ekonomiansvariga, chefer och revisorer kan enkelt följa varje utlägg ner i minsta detalj hela vägen från viktiga rapporter.

 

Är ni ett Saas-eller tjänstebolag med minst 5 anställda som vill förenkla utläggshantering och lägga tiden på mer värdeskapande arbete? Då bjuder vi gärna dig på en lunch där vi visar vi hur ett integrerat företagskort kan hjälpa dig att spara tid och huvudvärk!

Är du nyfiken på att se om PE Accounting är rätt för dig och ditt företag? Vi vill förändra sättet världen ser på bokföring och vi gör det med användaren i fokus. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så visar vi dig hur automatiserade processer kan underlätta just DIN vardag.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Relaterade artiklar

Boka en demo

Kom igång med PE

Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?