3 min läsning • 06 december 2021 • Utläggshantering

Automatiserad utläggshantering

En studie från KTH visar att effektivitetsvinsterna kring utläggshantering är enorma. De mest effektiva företagen hanterar sina anställdas utlägg på i snitt 8 minuter. För de minst effektiva tar det 10 gånger så lång tid att administrera utlägg, alltså hela 80 minuter. Genomsnittstiden för företagen i undersökningen var 24 minuter för att hantera utlägg, det vill säga tiden från start tills dess att utlägget är processat och utbetalt. Skillnaden mellan 8 och 80 minuter är enorm, särskilt på årsbasis. Därför är det hög tid att automatisera det som går i utläggshanteringen och minska tidssvinnet.

Automatiserad utläggshantering steg för steg

Vi vet att utläggsredovisning är förknippat med huvudvärk för det flesta, men tänk om det inte var så. Tänk om du kunde ut och luncha idag och redovisa utlägget med ett klick direkt efter lunchen. Skulle det spara tid och frustration för dig som anställd? Ja. Skulle det spara tid för ekonomiavdelningen? Massor.

Våga utmana traditionell kvittohantering och gör livet smidig och enkel att redovisa! Det som behövs är att automatisera så mycket som möjligt från själva kortköpet till bokföring och utbetalning av utlägget.

Det finns givetvis många olika sätt att automatisera denna process. För att de anställda och ekonomiavdelningen ska få en smidig och sömlös hantering med så lite manuella mellansteg som möjligt så behöver ni ha företagskort som är kopplade till ert affärssystem. Ni behöver en process där bokföring, redovisning och utbetalning hanteras så automatiserat som möjligt.

Processen blir då:

Du bjuder din kund på lunch och betalar med företagskortet.

Köpet dyker upp direkt i affärssystemet och bokförs direkt

Du får en notis om kortköpet och en påminnelse om att hantera utlägget direkt. Du behöver endast fylla i vem du bjöd på lunch exempelvis samt fota kvittot.
Därefter sker det mesta automatiskt, det vill säga bokföring och utbetalning av utlägget skapas så snart du klickat skicka in.
Den ansvariga attesterar med ett klick och du får ditt utlägg utbetalt.

Du frigör tid och missar aldrig mer ett utlägg! Du slipper dessutom ligga ute med pengar som anställd.

4 konkreta fördelar med automatiserad utläggshantering

Hantera kvitton i mobilen
När du är ute på lunch kan det vara skönt med flexibel kvittohantering direkt i mobilen. Fota och ladda upp ditt utlägg direkt i en app på vägen tillbaka till kontoret eller ha integrerat företagskort som sköter det mesta och du behöver bara godkänna med ett klick.

Smidig behörighetsstyrning
Medarbetare och användare kan administrera och godkänna sina egna utlägg smidigt, samtidigt som ledning eller interna administratör har tydlig översikt i systemet. Du får koll på ekonomin och slipper otrevliga överraskningar.

Automatisk och digital bokföring
Ett underliggande regelverk styr hur bokföringen ska se ut, och i samband med slutattest bokförs utläggen automatiskt. Det enda användaren behöver tänka på är att fylla i typ av utlägg, land, summa och moms. I många fall kan systemen dessutom fylla i i förväg för dig.

Mer noggrann uppföljning
Eftersom varje användare har tillgång till historisk information kan de tydligt följa och hitta sina egna utlägg. Ekonomiansvariga, chefer och revisorer kan enkelt följa varje utlägg ner i minsta detalj hela vägen från viktiga rapporter.

Är ni ett Saas-eller tjänstebolag med minst 5 anställda som vill förenkla utläggshantering och lägga tiden på mer värdeskapande arbete? Då bjuder vi gärna dig på en lunch där vi visar vi hur ett integrerat företagskort kan hjälpa dig att spara tid och huvudvärk!

Är du nyfiken på att se om PE Accounting är rätt för dig och ditt företag? Vi vill förändra sättet världen ser på bokföring och vi gör det med användaren i fokus. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så visar vi dig hur automatiserade processer kan underlätta just DIN vardag.