Utläggshantering behöver inte vara en mardröm

Även om processen kring utläggshanteringen blivit bättre genom åren så finns det fortfarande många utmaningar som ställer till det för både anställda och ekonomifunktionen. När utläggshanteringen inte sker automatiserat och går in i bokföringen så står ni ofta inför följande utmaningar:

1. Tidsslöseriet 

Oftast behöver du vänta upp till 48 timmar innan ditt köp dyker upp i affärssystemet och då väljer många istället att vänta med all sin kvittoredovisning till slutet av månaden. Dessutom kan det ibland behövas kompletteringar för att den anställda lämnade in felaktiga eller otillräckliga underlag.

Här går det åt många timmar av urtrist admin-jobb för både ekonomiavdelningen och den anställda. Tid som man helst hade velat lägga på annat som tar företaget framåt.

2. Krånglet

Eftersom det tar ett tag innan ditt köp hamnar i ditt redovisningssystem behöver du ha koll på dina papperskvitton, något som inte alltid är så lätt som det låter. Kvitton försvinner, eller hamnar på fel ställe i överlämningen och plötsligt blir det mycket svårare att redovisa köpen när det väl är dags.

3. Dålig kontroll 

Manuell kvittohantering gör det svårt för ekonomiavdelningen, eller den som redovisar utläggen, att spåra utläggen och känna kontroll. Att försöka koppla kvitton till rätt köp och veta vem som köpte vad, kan skapa onödig förvirring. Detta är något som hade blivit mycket lättare om hela processen sköttes digitalt och så automatiserat som möjligt.

4. Ligga ute med egna pengar 

Om du behöver använda ditt privata kort för köp och sedan redovisa det till företaget så kan du tvingas ligga ute med egna pengar alldeles för länge. Till exempel om kvitton tappas bort, eller om ekonomiavdelningen vill vänta till slutet av månaden med att redovisa alla utlägg.

Detta är några utmaningar som gör utläggshantering till en ”tråkig uppgift” som ingen vill lägga massa tid på. Därför jobbar vi hela tiden med att göra utläggshantering så automatiserad och smidig som möjligt. Vi vill att du ska kunna få kvittot rätt ner i bokföringen i realtid. Då slipper du krångel, du sparar tid och har full kontroll.

Vi på PE Accounting vill förändra sättet du utläggshanterar. Därför släpper vi nu ett PE-brandat kort där syftet är att utläggshanteringen ska vara en mycket enklare uppgift. Redan idag går alla kvitton direkt in i bokföringen för PE’s integrerade kortlösningar Mynt och Eurocard.

Det här gäller för PEs kortanvändare:

• En enklare utläggshantering i realtid, där du inte behöver vänta flera dagar att redovisa dina kvitton.
• Större kontroll och spårbarhet, där företaget kan sätta köpgränser för ytterligare överblick.
• Snabbare bokföringsprocesser, där den tidigare admin-tiden kan läggas på andra saker som tar företaget framåt.

Framöver ser vi fram emot den dagen papperskvitton slopas helt, och att processen går att göra 100% automatiserad. När den dagen kommer räknar vi med att PE Accounting kommer vara i framkant även då.