4 förutsättningar för att ha koll på hur det går för företaget under semestern

Du vill inte lägga värdefull tid i semesterstugan på att logga in i flera system eller försöka reda ut om de siffror du ser är korrekta, allt måste bara stämma.

Om alla på företaget arbetar i samma system istället för en spretig systemflora minskar risken för mänskliga fel och det är lättare att säkerställa att siffrorna är korrekta. Idag finns olika sätt att lösa det, antingen genom mer eller mindre kompletta ekonomi- och affärssystem eller genom smarta API integrationer. Se till att allt hänger ihop, annars finns alltid risken att det helt enkelt inte blir rätt och uppdaterat.

Läs om en komplett ekonomitjänst.

Du lutar dig bak i solstolen och tittar på senaste resultatrapporten, men stämmer det verkligen? Skulle inte en av era större kunder betala redan nu i juli?

Om resultatet verkligen ska bli rätt måste alla former av betalningar stödjas av automatiska processer. Du ska inte behöva logga in i en internetbank eller liknande för att ta reda på om allt räknats med i resultatet. Annars uppstår mer arbete för att stämma av och det finns en risk för skillnad mellan det som skett på banken och i bokföringen. Din bank och ditt ekonomisystem ska helt enkelt på ett eller annat sätt sitta ihop och uppdateras så frekvent som möjligt. Det gäller förstås även matchning av kund- och leverantörsfakturor, löner, utlägg och liknande.

Kan du slappna av och lita på att bokföringen blir korrekt under semestern? Kan du enkelt se vad som faktiskt skett? Peter är ju bortrest och Eva är hemma med feber.

Många system tar inte hänsyn till eller skapar digitala ”pärmar” för underlag som måste bokföras. Istället sköts det helt eller delvis separat och påverkas av den mänskliga faktorn. För att på allvar både kunna minska administrationen, lita på siffrorna och följa dem i minsta detalj krävs att systemet klarar av att göra jobbet. När till exempel en faktura skickas eller betalas måste systemet skapa digitala underlag, sätta in det i en ”elektronisk bokföringspärm” och skapa en PDF med verifikatsnamnet. Skulle något bli fel är det lätt att följa och du kan direkt se vad som har hänt, även om du sitter utomlands eller på en brygga i skärgården. Allt du behöver är till exempel en surfplatta och uppkoppling.

När allt känns lugnt och du precis börjat slappna av slår det dig att det är något som inte stämmer, varför hängde inte siffrorna ihop när du kollade senaste rapporten? Saknades det något?

Det finns idag en uppsjö av tjänster som talar om digitalisering, automatisering och realtidsuppdatering. Men i slutändan blir siffrorna bara så uppdaterade som den data som förs in. Det hjälper inte att ha till exempel ett realtidsuppdaterat BI eller ekonomisystem om en människa måste hämta data från flera system och sedan ladda upp eller i värsta fall manuellt skriva av och in data i ett annat.  Då har du egentligen bara fina digitala system men vinsten med automatiseringen och realtidsuppdateringen uteblir. Det gäller även kopplingar till banken. Genom att se till att de system ni använder kan integreras mot varandra via så kallade API:er har ni en grund för att bygga de processer som krävs för att på riktigt ha koll på hur det går för företaget var och när som helst.

Läs om våra integrationer.

Allt börjar i era processer. Vi har bland annat tagit fram en roadmap för automatisering av ekonomiprocesser som kan vara till hjälp. I den finns alltifrån tips på interna workshops till färdiga mallar och konkreta exempel. Det finns även andra guider och bra material att läsa.