E-faktura snart ett EU-krav — så gör du skiftet smidigt & enkelt

Ett område som fortfarande släpar efter i digitaliseringen är fakturering. Här finns en hel del att göra för att effektivisera, sänka kostnader, minimera risker såväl som att bidra till ett mer hållbart företagande. Dessutom kommer e-fakturering att vara ett EU-krav inom kort. Här är allt du behöver veta.  

I Sverige är det fortfarande inte obligatoriskt med e-faktura även om många verksamheter insett de stora fördelarna. Därmed börjar allt fler skippa fakturor på papper eller PDF för att istället gå över till helt elektroniska fakturor som dessutom går att automatisera rakt in i ekonomisystemet.  

Många EU-länder ligger före Sverige i denna transformation och i länder som Spanien, Frankrike, Polen, Rumänien och Tyskland är e-fakturering redan obligatoriskt. Dock kommer alla EU-länder att få göra detta skifte inom kort eftersom EU-initiativet ViDa (VAT in the Digital Age) kommer att göra e-fakturering obligatoriskt för handel inom EU i januari 2028. 

Det nuvarande ekonomiska systemet inom EU skapades för det traditionella affärsklimatet. Digitaliseringen och den digitala ekonomin som vi lever i nu, ställer helt nya krav på regelverket. Det är en av anledningarna till initiativet ViDa.  

EU ville stärka arbetet mot bedrägeri och uppmuntra till ökad digitalisering inom samtliga medlemsländer. Det var bakgrunden till att EU-kommissionen i december 2022 föreslog en rad åtgärder inom ramen för ViDa där just obligatorisk e-fakturering blev en av de viktigaste förändringarna med initiativet.  

Tidslinjen för implementering av EU-kraven inom ramen för ViDa 

1. December 2022: EU-kommissionen publicerade ”VAT in the Digital Age” (ViDA) som förslag.
2. Januari 2024: Första steget i initiativet införs vilket innebär att medlemsländer kan införa nationella krav på obligatorisk e-fakturering utan att söka undantag eller godkännande från EU.
3. Januari 2028: Andra steget i initiativet införs vilket medför att det blir obligatoriskt med e-fakturering för all gränsöverskridande handel inom EU. 

I Sverige har Digg (Myndigheten för Digital förvaltning) tillsammans med Skatteverket och 

Bolagsverket begärt att regeringen tillsätter en statlig utredning om obligatorisk e-faktura.  

Det finns redan ett lagkrav på obligatorisk e-faktura mellan statliga myndigheter i Sverige. Digg vill nu att regeringen utreder förutsättningar för att lagkravet även ska gälla mellan privata företag, samt utgående fakturering mellan offentlig förvaltning och företag. 

Inom några år kommer det som sagt även att bli obligatoriskt med e-faktura vid gränsöverskridande handel inom EU. Att då ha en nationell lösning som styr mot e-faktura blir mer effektivt menar Digg. 

Det finns många fördelar med att digitalisera och automatisera hanteringen av dina fakturor. Det är bland annat avsevärt mycket säkrare e-faktura, samtidigt som du får full kontroll. Här är 4 anledningar till att företag skiftar till e-faktura redan idag:  

• Ökad säkerhet – den strikta identifieringen vid e-fakturering gör att risken för bedrägeri minimeras. Dessutom minimerar du risken för mänskliga fel. 

• Ökad effektivitet – genom att automatisera fakturaflödet sparar företag både tid och resurser som kan användas till mer värdeskapande arbetet än administration.

• Minskade kostnader – du eliminerar behovet av manuell datainmatning och hantering av pappersdokument vilket minskar dina  

• Ökad hållbarhet – genom att övergå till e-fakturor bidrar du aktivt till miljöskyddet och minskar användningen av pappersdokument.

Vi tror på att automatisera det som går – därför har vi byggt en integration som i bakgrunden av vårt system digitaliserar dina faktureringsflöden.  

Genom den här integrationen kan dina pdf-, pappersfakturor enkelt göras om till e-fakturor, både kund- och leverantörsfakturor. Det innebär att fakturan tolkas, bokförs och kan vara redo för betalning inom 48 timmar från det att leverantören har skickat fakturorna. 
 

Med andra ord får du en smidig och tidseffektiv hantering av dina fakturor. Det som förut behövde utföras manuellt sker nu digitalt och automatiserat vilket gör er redo inför kommande lagkrav. Funktionen är helt kostnadsfri och ingår för alla PE-kunder. 

Nyfiken på hur automatiserad e-fakturering skulle se ut i din organisation? Kontakta oss så visar vi dig! 

Är du intresserad av att veta mer om automatiserad e-fakturering och hur du kan säkerställa regelefterlevnad och minimera administrationen? Tveka inte att kontakta oss så visar vi dig vår automatiserade värld.