Vilja Solutions är en ledande leverantör av molnbaserade bankplattformar. Viljas plattform täcker hela livscykeln för lån- och sparprodukter, allt i ett system. Detta möjliggör för kunden att snabbt och enkelt lansera nya intäktsströmmar, säkerställa regelefterlevnad, skapa hög servicegrad till kunder samt automatisera interna flöden. Bolaget är just nu på en spännande tillväxtresa där siktet är satt utanför Norden.

Pernilla Karsberg tog över som CFO i oktober 2021 och kände att det dåvarande systemet och de processer som fanns på plats saknade den insyn och överskådlighet som hon önskade. Det tog onödig tid att växla mellan alla olika system som fanns. Att dessutom skicka fakturor fram och tillbaka till en extern firma istället för att hantera dem in-house var också tidskrävande och ineffektivt.

”Vi hade en extern firma som hjälpte oss, och ett affärssystem i grunden. Sedan la vi till andra delar som exempelvis lönesystem utöver grunden i systemet, säger Pernilla. Men med flera systemen saknade jag känslan av kontroll över våra siffror. Det var krångligt att till exempel sätta dimensioner på allting och tagga intäkter och kostnader så som jag ville. Jag saknade en tydlig överblick helt enkelt.” – Pernilla Karsberg CFO Vilja

Pernilla började leta efter ett bättre och mer effektivt alternativ, och deltog på ett webinar som PE Accounting höll i. Hon gillade lösningen som verkade ha allting hon behövde, men var tveksam eftersom hon inte hade hört talas om PE Accounting tidigare. Efter att ha pratat med några referenser bestämde hon sig för att testa.

”PE Accounting verkade passa oss perfekt, särskilt eftersom det är byggt av ekonomer och riktat mot SaaS-bolag, menar Pernilla. Jag fick också en väldigt bra bild av PE Accounting från deras referenser och från olika branschkollegor, så då kände jag mig trygg och bestämde mig för att testa lösningen. Och det gick ju verkligen jättebra!”

”Mitt fokus som CFO är att stödja verksamheten med analys, att driva budget och prognosarbetet, att skapa och presentera rapporter över hur företaget går samt ett helhetsansvar för ekonomin på Vilja, berättar Pernilla. Och tack vare konsulterna på PE kan jag ha fullt fokus på just detta istället för till exempel redovisningsdelar som löpande bokföring m.m.”

Efter en smidig implementation av lösningen krävdes det några veckor innan Pernilla kände att hon hade helt koll på systemet, men hon märkte snabbt av fördelar som hon inte hade förväntat sig.

”Konsulterna var verkligen jätteduktiga och implementationen gick smidigt. Efter att jag hade lärt mig systemet märkte jag hur enkelt det var att använda. Jag kunde spara mycket tid genom att inte behöva byta mellan olika system, utan ha allting samlat på samma ställe, vilket har ökat kvaliteten i siffrorna och ger oss bättre underlag för affärsbeslut.”

I Pernillas dagliga arbete kan hon nu arbeta på ett smidigare sätt än förut, vilket gynnar alla inom verksamheten.

”Nu kan jag på ett enkelt sätt kategorisera kostnader och intäkter på alla de dimensionerna vi behöver. Systemet gör att vi själva har mer kontroll och att vi inte behöver förlita oss på en byrå för fakturering, dimensionssättning m.m. Även andra användare sparar tid nu när de till exempel redovisar utlägg eller kollar sina lönespecifikationer. Så vi är väldigt nöjda!”

Vilja satsar till 100% på sin molnbaserade plattform och planerar att expandera utanför Norden.

”Vi är redan den ledande bankplattformen inom inlåning i Sverige och finns hos 70% av alla kreditmarknadsbolag i landet. Vårt nästa steg är att öka tillväxten vi har haft, men också öka försäljningen utanför Norden, där vi nu är i startgroparna. Så det ska bli spännande”, avslutar Pernilla.

Denna expansion kommer medföra nya utmaningar och möjligheter, men med hjälp av PE Accounting kan Vilja fortsätta centralisera sin ekonomiska data. Detta samarbete har inte bara förbättrat interna processer utan också stärkt företagets position inför denna ambitiösa expansion utanför Norden.

Är du intresserad av att veta mer om hur PE Accounting kan transformera er ekonomihantering ? Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få kontroll och ännu bättre översyn med en ekonomitjänst som håller för tillväxt i en expansiv affärsvärld.

I hård konkurrens har Voyado etablerat sig och vuxit stadigt. För ekonomin användes olika system för varje moment. Det fungerade bra förutom att det blev krångligt för medarbetarna att veta vilket system de skulle använda för vad. Upplägget sattes på prov när de förvärvade Apptus och deras CFO Erica Sandelin Ekelund behövde ha full koll på likviditeten för båda bolagen för att kunna ta rätt beslut. Därtill ökade pressen från ledningen att stänga månadsboksluten snabbare. Det behövdes en förändring och de började leta efter en leverantör som både kunde erbjuda ett bra system och redovisningstjänster.

Vi gick från 15 arbetsdagar till 3 för att stänga månaden.

 

Voyado valde att satsa på en helhetslösning och fann vad de letade efter i PE. Men trots att det på pappret verkade bra var oron stor när det var dags för implementering. Hör hur det gick i videon.

Läs gärna mer om Voyado på deras hemsida.

Med PE ingår följande

1. Realtidsuppdaterade beslutsunderlag
2. Pappersfri redovisning
3. Lön samt tid-och projektrapportering i samma system som kund-och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring och rapporter
4. Tre dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet vad ert företag behöver samt support med svar inom 24 h
5. En smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid på projekt eller frånvaro
6. Möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API
7. Fast månadskostnad

Ta ett första steg mot automatiserad ekonomi redan idag

Vill du också ta kontroll över era abonnemang i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning av ARR, MRR och er affärsmodell? Då är det dags att dyka in framtiden och automatisera det som går. Många SaaS-bolag har som sagt redan börjat resan…gör det du också!

Se vårt inspelade webinar för att höra hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin.

Extremt höga krav på bokslut och högt satta tillväxtmål krävde förändring.
Mot slutet av 2017 tog Adfenix in 50 mkr från externa investerare. Då ökade kraven rejält på bokslut och extern rapportering. Boksluten skulle stängas på fem till sex arbetsdagar istället för en månad. Adfenix hade då ett klassiskt ekonomisystem som varvades med egen databas och banken. Det krävdes stora mängder tid för att sköta administrationen kring alltifrån betalningar och periodiseringar till löner och bokföring. För att kunna ha god ekonomisk kontroll och samtidigt fortsätta växa i antalet anställda och expandera till nya marknader behövde Adfenix göra en rejäl omställning.

Då fanns det ingen ekonomiavdelning och jag och Eric fick ett blankt blad att börja på. Med dotterbolag i två länder, ett tidigare ekonomisystem som inte hade den standarden vi behövde och höga krav var utmaningarna minst sagt många. En av de första saker vi tittade på var att byta ekonomisystem. PE Accounting var ett av de system vi utvärderade och det som hade bäst förutsättningar för att minimera administrationen och kunna låta oss arbeta mer med analys och planering för framtiden, berättar Carolina Einarsson, Financial Controller på Adfenix.

Några av kraven från Adfenix var att betalningar integrerades med PE Accounting, deras databas kunde importera kundfakturor samt att data kunde exporteras på ett enkelt sätt för konsolidering på koncernnivå. Det gick bra tack vare att PE Accounting har ett öppet API. Genom att PE har automatiserat Adfenix flöden har mycket tid frigjorts. Ekonomiteamet kan följa företagets siffror mer eller mindre i realtid och kan snabbt agera om något behöver justeras eller flaggas för.

Om någon oväntat frågat oss om rapportering innan PE tog det flera dagar och research. Medan om någon frågar oss idag om t.ex. månadens eller årets prognos för omsättningen, kassaflöde och likviditetsprognos, lönsamhet osv. kan vi ofta svara inom kort tid eller på rak arm. Det är en av de stora skillnaderna mot tidigare, fortsätter Carolina.

Ett av flera skäl till att Adfenix valde just PE Accounting var att det går att automatisera mycket men samtidigt också ha total insyn och kontroll över det som sker.

PE Accounting automatiserar mycket av administrationen och vi får dessutom bra support, men vill man växa i vår takt är det avgörande att man också förstår, har insyn i det som sker och kan styra det efter företagets behov. PE Accounting balanserar det med smart automatisering och total insyn och kontroll för oss som känner vår verksamhet bäst, berättar Eric Härstedt, Financial Planning Analyst, Adfenix.

1. Effektiva genomtänkta processer frigör enormt mycket tid som kan användas till mer värdeskapande aktiviteter.

2. Kundreskontran stämmer automatiskt av fakturanummer mot kundinbetalningar.

3. Kund- och leverantörsfakturor kan periodiseras på automatik.

4. Betalningar går direkt via PE så det är sällan någon behöver logga in i banken.

5. Utläggen hanteras på ett mycket smidigare sätt och risken för manuella misstag har minskat.

6. Leverantörsfakturorna kommer direkt in i systemet, attesteras av rätt person, bokförs på rätt konto och sedan betalas de, allt i ett svep.

7. Lönehanteringen har blivit extremt mycket enklare.

8. Bokföringen har förenklats rejält då väldigt mycket sköts automatiskt och transaktionerna flödar in direkt från banken.

9. Integrationsmöjligheterna med andra system har gjort det möjligt att förbättra Adfenix interna processer.

10. Bra stöd från PE Accountings dedikerade konsulter och support.

Adfenix siktar på att bli en så kallad Unicorn. Det vill säga nå en värdering på en miljard dollar eller högre och det ställer extremt höga krav på ekonomifunktionen.

Efter att ha vuxit extremt snabbt under ett år inser vi att vi måste ha så otroligt mycket insikt för att det ska vara hållbart i längden. För en verksamhet som vår med ambitiösa mål finns egentligen inget alternativ än att ha två personer som jobbar med controlling och analys. Desto mer tid vi har kunnat frigöra, desto mer värde har vi kunnat tillföra företaget. För några som oss som brinner för controlling och analys så är den här resan lite av en dröm. Idag är vi, ledningen och hela företaget med på hur det går och har tydliga snabba sätt att kommunicera. Det som började som ett rapporteringskrav från investerare har blivit avgörande för att vi ska arbeta mot samma mål och förstå våra gemensamma utmaningar bättre, avslutar Eric.

Alla företag har sina egna unika förutsättningar, men generellt sett så brukar vi kunna effektivisera mycket av den traditionella redovisning och även leverera mer uppdaterade siffror för tjänstebolag i storleken 5-500 anställda.

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er få liveuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller även i framtiden.

När Georg började som CFO på Mentimeter så var de ett litet bolag med drygt 20 anställda i en väldigt kraftig tillväxtfas och saknade en ekonomilösning som var skalbar och långsiktig.

Vi utvärderade ett antal olika aktörer och i slutändan så var det egentligen bara PE som var kvar för att det var det enda system jag kunde hitta där flexibiliteten fanns och känslan att ha siffrorna vid våra fingrar på det sättet som jag ville ha, berättar Georg.

Jag har svårt att se hur vi hade kunnat hantera den tillväxt som vi haft i affären om vi inte hade haft PE och kunnat automatisera processer och den hjälp vi får från konsulterna också.

Mentimeter hanterar varje månad tusentals korttransaktioner från sina kunder och såg därför en stor farhåga med att automatisera den transaktionsintensiva delen av verksamheten. Men den manuella hanteringen som skedde tidigare var inte långsiktigt hållbar.

…vi var tvungna att hitta ett sätta att automatisera den här delen av bokföringen dels för att förbättra kvaliteten på redovisningen av dessa korttransaktioner men också i syfte att kunna bygga skalbarhet. Sättet vi gjorde det på tidigare med manuella processer och exceller som skickades fram och tillbaka var inte långsiktigt hållbart.

Det fanns alltså en oro hos Mentimeter hur det skulle fungera. Om det skulle krascha dag ett och innebära en massa manuellt arbete för att lappa och laga första kvartalet eller om det skulle löpa på smärtfritt. Men med hjälp av implementationsteamet på PE kom allt på plats och idag bokförs dessa transaktioner fullt automatiserat hos Mentimeter.

I och med att vi har en outsourcad redovisning på PE och automatiserade processer så innebär det att jag kan lägga min tid på det som är viktigt för vår framtida tillväxt.

När jag kom in visste jag att vi hade en tillväxtresa framför oss och att vi måste bygga en skalbar organisation. Mitt ansvar är att göra det från finanssidan. I och med att vi har en outsourcad redovisning på PE och automatiserade processer så innebär det att jag kan lägga min tid på det som är viktig för vår framtida tillväxt och det strategiska arbetet snarare än det mer administrativa finansiella redovisnings-och bokföringstekniska.

PE i tre ord enligt Mentimeters CFO Georg Rydbeck:

1. Skalbarhet. Vi har kunnat växa från ett bolag med 20 personer till ett bolag på över 100 personer på bara 1,5 år sedan vi började med PE. Vi kan använda PE på samma sätt nu som vi gjorde då. Det funkar lika bra om inte bättre.
2. Allomfattande. Vi kan driva alla nyckelfinansprocesser i systemet. Som exempelvis löneadministration och fakturering.
3. Full insyn i siffrorna. Allt finns tillgängligt för mig vilket jag känner brast hos vår tidigare redovisningsparter. Jag kände inte att jag hade kontroll och insyn i siffrorna på samma sätt som jag har idag. Nu har jag allt tillgängligt.

Läs gärna mer om Mentimeter och deras verksamhet på www.mentimeter.com.

• Realtidsuppdaterade beslutsunderlag
• Pappersfri redovisning
• Lön samt tid-och projektrapportering i samma system som kund-och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring och rapporter
• Tre dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet vad ert företag behöver samt support med svar inom 24 h
• En smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid på projekt eller frånvaro
• Möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få realtidsuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller för tillväxt!

CFO rollen har förändrats. Det handlar inte längre om att titta på böckerna dag in och dag ut utan du måste titta mer på att analysera dina siffror”, säger Minna Technologies CFO Navpreet Singh Randhawa. ”Istället för att titta på varje faktura och varje siffra och hur dessa ska bokas så kan man med en automatiserad ekonomilösning fokusera mer på verksamheten. Vi arbetar med okr- principer och en av mina principer är att jag inte ska spendera mer än en timme per vecka på bokföring. Det här är möjligt tack vare Anna i vårt team vilket är fantastiskt, men också tack vare PE som automatiserar bort 95% av bokföringsarbetet.

Tack vare PE behöver jag bara lägga en timme per vecka på bokföring.

Jag tittade på några olika kandidater när vi skulle välja ekonomisystem, men det här stod ut för mig. Dels för att jag fick en referens från en nära vän så när jag tittade på PE kände jag inte behovet av att titta på många andra system. Men jag fastnade också för att PE är ett techbolag men med en mänsklig kontakt. Det är så jag ser på bokföring, att det mesta av det dagliga arbetet bör automatiseras.

Implementeringsprocessen var smidig, fortsätter Navpreet. Jag hade förtroende för att implementeringen skulle gå rätt till även om jag uppriktigt sagt var lite nervös för hur det skulle gå. Om jag måste lyfta fram två eller tre saker som var bra med implementeringsprocessen så var en bekvämligheten. Även om det fanns ett bredare team som arbetade bakom implementeringen så hade jag en egen kontaktperson som kontakten skedde igenom.

Jag hade förtroendet för att det skulle gå rätt till, även om jag var lite nervös.

Det var också betryggande att höra att de hade arbetat med liknande bolag tidigare och därför visste hur vi skulle gå tillväga. Jag fick också en exakt uppskattning för hur lång tid implementeringen skulle ta, vilket normalt är fyra veckor men i det här fallet tre veckor vilket var jättebra då det var mitt i semestrarna. De var också tydliga med vilken information de behövde från oss på Minna och den föregående byrån. Jag tror att jag tillbringade ungefär 4-10 timmar själv på hela implementeringen under den här perioden, resten var PE.

Jag rekommenderar andra företag i vår sits att automatisera sin bokföring med PE. Främst för att det fungerar för mig. Tiden jag spenderar på bokföring är liten eftersom att systemet är så bra och jag ägnar hellre min tid åt att analysera siffrorna i verksamheten än att bygga dom, avslutar Navpreet.

Läs gärna mer om Minna Technologies och deras verksamhet på https://minnatechnologies.com/

1. Realtidsuppdaterade beslutsunderlag
2. Pappersfri redovisning
3. Lön samt tid-och projektrapportering i samma system som kund-och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring och rapporter
4. Tre dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet vad ert företag behöver samt support med svar inom 24 h
5. En smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid på projekt eller frånvaro
6. Möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få realtidsuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller för tillväxt!

MarketDirections VD Johan Laudon kände ett behov av att vara snabbare och mer flexibla ut mot kunderna. Hanteringen av faktureringen gick alldeles för långsamt. Lösningen på det här var att byta ekonomisystem. Tack vare skiftet har de sparat mycket tid som de nu istället kan lägga på den egna verksamheten. Även medarbetarna har sparat tid genom att arbeta i systemet.

Vi kan när som helst få fram den information vi behöver.

Johan har även uppskattat den löpande konsultationen hos PE. Han har kunnat vända sig till just sina konsulter med sina frågeställningar och fått snabb återkoppling varje gång. Även om kontaktpersonen bytts ut så har övergången varit smidig och inte påverkat kommunikationen. Även skiftet till PE och den onboarding som skedde var smidig.

Det handlar om att kunna fokusera på rätt saker och inte lägga onödig tid på administration och andra lättare uppgifter utan istället skapa förutsättningar att leverera bra grejer på egen hand, säger Johan.

Läs gärna mer om MarketDirection och deras verksamhet på www.marketdirection.se

1. Effektiva genomtänkta processer frigör enormt mycket tid som kan användas till mer värdeskapande aktiviteter

2. Kundreskontran stämmer automatiskt av fakturanummer mot kundinbetalningar

3. Kund- och leverantörsfakturor kan periodiseras på automatik

4. Betalningar går direkt via PE så det är sällan någon behöver logga in i banken

5. Utläggen hanteras på ett mycket smidigare sätt och risken för manuella misstag har minskat

6. Leverantörsfakturorna kommer direkt in i systemet, attesteras av rätt person, bokförs på rätt konto och sedan betalas de, allt i ett svep

7. Lönehanteringen har blivit extremt mycket enklare

8. Bokföringen har förenklats rejält då väldigt mycket sköts automatiskt och transaktionerna flödar in direkt från banken

9. Integrationsmöjligheterna med andra system har gjort det möjligt att förbättra MarketDirections interna processer

10. Bra stöd från PE Accountings dedikerade konsulter och support

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få liveuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller för tillväxt!