Automatiserad bokföring gör att din ekonomifunktion kan skötas av en enda person

En mycket vanlig utmaning är just frågan kring hur ekonomiavdelningen ska byggas upp. Hur skapas de bästa förutsättningarna för verksamheten att växa samtidigt som arbetsbelastningen är sund för kollegorna på ekonomi? 

Med fler kunder, leverantörer, fakturor, utlägg och lönespecar som ska hanteras blir det lätt mycket att göra i takt med att bolaget växer. Majoriteten av de ekonomifunktioner som vi träffar har inte koll på att det finns smidigare sätt att arbeta på. Processer som leder till mer effektiva flöden kring ovanstående delar. 

För att kunna sätta de bästa metoderna och processerna framåt börjar vi med att bena lite kring de utmaningar som dagens ekonomifunktioner står inför. Först därefter kommer lösningen på hur det skulle kunna fungera smidigare.  

Här är de vanligaste utmaningarna som vi ser hos dagens ekonomifunktioner. 

1. För lite tid till analys och strategi 

En ekonomiavdelning har många administrativa uppgifter (som hade kunnat automatiseras), särskilt när bolaget växer. Tiden räcker sällan till att faktiskt lyfta blicken och analysera siffrorna för att sätta en plan framåt. Istället hamnar fokus på själva bokföringen, administrationen och att knacka siffror. Detta är en stor utmaning, speciellt eftersom en överbelastad ekonomifunktion kan leda till att medarbetarna inte mår eller presterar optimalt. Dina siffror ska vara verktyg för bättre beslutsunderlag och för att lyckas med det behöver ni kunna göra annat än ”bara ren bokföring”. 

2. Perioder av tung arbetsbelastning och stress 

En annan utmaning är att ekonomifunktioner har vissa tidsperioder där arbetet kräver extra insatser. Till exempel vid bokslut varje månad, halvår och årsskifte. Har du inte automatiserat processerna i förväg så är det extremt tungt att genomföra dessa moment parallellt med allt annat som måste fungera kring ekonomin i bolaget. I vissa fall kan tidsbrist leda till att du skippar att göra månadsbokslut vilket senare leder till en ännu större arbetsbörda vis årsbokslutet.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen.  

3. Fler rekryteringar innebär ännu mer administration 

De flesta bolag växer och det innebär ofta att man anställer mer personal. Det betyder att det behövs fler kollegor till ekonomiavdelningen, särskilt om de hanterar lön också, vilket många ekonomifunktioner gör. Det är fler lönespecar, mer utläggshantering, mer semester, friskvårdsbidrag, och allt förväntas hanteras av ekonomifunktionen. Därför är det vanligt att administrationen och arbetsbördan ökar i takt med att bolaget rekryterar fler kollegor.  

Men, om du har en automatiserad lösning så spelar det ingen roll om du är en eller 20 anställda. Tidsinvesteringen för ekonomipersonen blir densamma när du har automatiserade och skalbara processer.  

4. Pinan med utläggshantering 

Utläggshantering är en konstant diskussion. Det är en uppgift som ingen direkt vill hålla på med, och alla kämpar med att effektivisera detta. Hur bra det går hänger på att de anställda hanterar sina utlägg korrekt så att ekonomifunktionen kan göra sitt jobb. Annars behöver de jaga in kvitton, hitta underlagen, och se till att de anställda är konsekventa i sina utläggsprocesser. 

På PE Accounting tror vi på att automatisera detta så mycket det bara går. Därför ska du se till att inköpen hamnar rakt ini din bokföring så automatiserat som möjligt. Det ska vara lätt att göra rätt gällande kvitton. Då blir det gjort på en gång. Det här gör livet mycket lättare för den som jobbar på ekonomiavdelningen, som bara behöver attestera och betala ut utlägget till den anställda som redan gjort jobbet.

I slutändan handlar det om att prioritera rätt saker om du vill spara tid och pengar, och få en mer välmående ekonomifunktion. Tillväxt kostar pengar. Men hur du spenderar dem är ofta skillnaden mellan röda och gröna siffror. 

Många lägger en stor del av budgeten på att anställa fler personer till ekonomiavdelningen. Men att anställa fler för att hantera rena administrativa uppgifter är inte nödvändigt. Vi skulle kunna gå så långt och säga att det är bortkastade pengar. 

När du automatiserar så mycket du kan så märker du snabbt att du inte behöver ett större team på ekonomi. Det team du redan har kan arbeta mer effektivt och producera bättre beslutsunderlag med hjälp av rätt verktyg. 

Men vad händer med min nuvarande ekonomiavdelning, kanske du undrar? Om du redan har en stor ekonomiavdelning så kan de anställda få fokusera på att analysera och ta fram insikter från datan. De kan exempelvis analysera lönsamheten i projekten istället för att knacka bokföring hela dagarna. De kommer endast att tacka dig för det, eftersom de får mer stimulerande arbetsuppgifter än tidigare, och kan bidra till era övergripande mål på ett nytt sätt. Och som sagt, vi har hittills inte träffat en ekonomifunktion som har för lite att göra. Det handlar om att låta dem göra rätt saker framåt. 

När du gör skiftet från att anställa fler och fler till ekonomiavdelningen, till att automatisera och prioritera om, så kommer det leda till ett mer välmående företag. När dina anställda får fokusera på viktigare och mer stimulerande uppgifter, kommer de känna att de gör en större skillnad, vilket leder till högre välmående och starkare prestationer. Det här är det moderna, smarta sättet att växa ditt bolag. 

Ta ett första steg mot automatiserad ekonomi redan idag! Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning och analys? Gör då del 1 i vår Roadmap, där vi fokuserar på behovsanalysen. I den går vi igenom enkla metoder och knep för hur du kan:

• inventera befintliga system
• visualisera informationsflöden för att förstå vad som sköts manuellt
• uppskatta tid och kostnader för ekonomiadministration
• göra en enkel riskanalys.