Utrustning till hemmakontor — detta gäller

För IKEA, Mio och de andra möbelföretagen har nog inte pandemin samma negativa klang som för oss andra. Virket tog till och med slut då en armé av gör-det-självare fick tid över. Extrarum skulle omvandlas till kontor och fyllas med ergonomisk utrustning. Men vad händer nu med allt detta?

Den anställde får låna hem kontorsutrustning – ingen förmånsbeskattning eller arbetsgivaravgifter på denna lösning, företaget måste ha koll på att grejerna kommer tillbaka. Särskild koll behöver du ha vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och ska återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.

När det kommer till att göra utlägg för inköp av utrustning så gäller följande:  skattefriheten för arbetsredskap gäller endast när arbetsgivaren direkt betalar den aktuella utrustningen eller tjänsten (prop. 1994/95:182 s. 40).

Det innebär att det inte är möjligt med utlägg för arbetsgivarens räkning. Ersättningen från arbetsgivaren ska i sådant fall beskattas såsom lön. Arbetsgivarens ska även betala arbetsgivaravgifter på den utbetalda ersättningen. Detta innebär att kontorsutrustningen i så fall ska betalas med företagskort eller faktura för att företaget ska få ta det som ett skattefritt inköp. Med denna variant får företaget redovisning på vad som blir inköpt och det faktiska beloppet samt slipper tillkommande kostnad för skatt och arbetsgivaravgifter. Dock behöver du ha koll vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och bör återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.

Anställd som jobbar på annan ort i Sverige har möjlighet att köpa ”flexkort” på ett kontorshotell för att nyttja kontorsutrymmet till en rimlig kostnad. När det gäller avdrag för hyra av kontorsutrymme ”på stan” så bör det kunna medges om ett tydligt behov kan påvisas osv. Det bör dock avse specifikt kontorsutrymme eller motsvarande anpassat för arbetsuppgifterna. Om det handlar om vanliga hotellrum eller liknande (som reats ut nu under pandemin) kan det vara tveksamt till om kostnaden får dras av i företaget.

Har du eller någon annan i företaget lämnat ut hemmakontors-bidrag i samband med hemarbete så är det viktigt att se över att det hanteras på korrekt sätt. Om företaget ger ett bidrag i form av ett engångsbelopp på 5000 kr brutto för att den anställde ska kunna förbättra sin hemmakontorsmiljö så motsvarar detta en löneutbetalning. Den anställde kommer få 5000kr minus skatt samt att företaget betalar arbetsgivaravgift på beloppet, detta för att företaget inte vet säkert att personen kommer köpa grejer till kontoret för dessa pengar. Även om det är att anta så vet du inte säkert. Dessutom blir kontorsmöblerna den anställdes egendom och behöver därmed inte återlämnas till arbetsgivaren om anställningen avslutas.

Har du redan ersatt era anställda på något sätt för utrusta hemmakontoret så kontakta gärna en PE konsult om du känner dig osäker kring hanteringen och för att stämma av att allt blivit helt korrekt hanterat, både i bolaget och gentemot era anställda. I och med att kontorsutrustningen kan utgöra företagets egendom så kom ihåg att dokumentera vem som har tillgång till vilken utrustning på hemmaplan, så att rätt utrustning i så fall kan återlämnas senare.