Den moderna CFO:n — så behåller du kontrollen

100% kontroll på siffror är en framgångsfaktor, så är det bara. Det kan vara det som är avgör huruvida ni kommer nå nya höjder eller navigera helt fel i er tillväxtresa för att siffrorna inte stämmer.

Men kontroll behöver inte nödvändigtvis innebära att ni måste göra allt själva. Vilket kan uppfattas som lite motsägelsefullt. Kontroll måste ju innebära att jag gör allt själv. Eller?

Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper samt mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag.

Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla. Men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går att få ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.

Det finns några olika varianter på redovisning ur ett kontrollperspektiv. Nedan har vi listat några:

Sammanfattat
Att köpa in ett system som ni sköter själva innebär givetvis att du har full kontroll. Hur uppdaterade eller rätt siffrorna blir beror sedan på processerna – internt hos er och kring systemen. Ansvar och arbete ligger på din egen ekonomiavdelning.

Kontroll
Detta kan vara lösningen för dig som vill ha 100% kontroll, men inte vill ha löpande stöd kring redovisning, bokföring, lön, deklarationer etc. Ni sköter allt själva med andra ord. Resultatet är helt beroende av era processer, ansvar och val av en eller flera systemleverantörer.

För- och nackdelar
Fördelen är just kontrollen. Nackdelen är framförallt personberoendet internt. Sedan är risker och effektivitet helt beroende av om ni har många olika system och hur mycket som måste skötas manuellt i själva inmatningen av data eller överföringar mellan olika system.

Sammanfattat
Här har du förmodligen ett system ni köpt in separat från konsultationen, men inte vill eller har kompetensen att sköta allt inom ekonomifunktionen. Du kan exempelvis ta hjälp av experter inom lön, skatt eller bokföring för att sköta vissa specifika frågor.

Kontroll
Det passar dig som inte har så mycket återkommande behov av stöd, inte vill bygga en större intern ekonomifunktion eller driver en liten verksamhet. Är 100% kontroll viktigt så se till att du har kontroll över vad som ingår, att du säkerställt processerna kring redovisningen, att du snabbt kan få tillgång till alla siffror och att det är så få faktorer som möjligt som påverkar deras tillförlitlighet.

För- och nackdelar
Fördelen är att du får hjälp med redovisningskompetensen av någon som kan. Nackdelen är att du har mindre kontroll och riskerar skenande kostnader om du behöver återkommande hjälp från en eller flera leverantörer som debiterar timmar.

Sammanfattat
Här köper du in systemet plus expertisen från samma leverantör. Du har systemet till en månadskostnad och tillgång till experter när du behöver dem. Graden av kontroll du får och vilken support som ingår kan dock variera väldigt mycket från lösning till lösning. Hur säkert och rätt det blir handlar mycket om hur processerna ser ut och om det finns risk för mänskliga fel eller brister i överföring mellan system eller i samband med att data kommer in i systemen.

Det här kan vara ett alternativ om ni hittar en leverantör som verkligen kan er bransch och har en bra anpassad kombination av system, processer och kompetens. Var noggrann med att få någon form av redogörelse för hur system och konsulter samverkar för att minimera onödiga steg och vad som konkret ingår från dem och de system de vill använda.

Kontroll
Är det viktigt med 100% kontroll så ska du välja en lösning där du äger dina egna siffror och kan få ut allt på ett enkelt och smidigt sätt. Är det viktigt att experterna som ska stötta dig verkligen förstår din verksamhet så ska du välja en lösning där du får dedikerade konsulter istället för en mer allmän support. Men graden av support och kontroll kan alltså vara varierad här, allt från medel till 100% kontroll.

För- och nackdelar
Fördelen är att du får hjälp med rätt kompetens och de har valt system de känner till. Nackdelen är att du har mindre kontroll och i slutändan ändå är beroende av både de som utvecklar systemet och de som levererar rådgivningen.

Sammanfattat
Det finns några leverantörer som både utvecklar sina egna mer eller mindre omfattande system och erbjuder redovisningskonsultationen från samma företag. Du får ofta betala en månadskostnad där mer eller mindre support och löpande stöd ingår. Även här är säkerheten och leveransen helt beroende av att det finns fungerande processer. Leverantören blir med andra ord så bra som de lyckas förstå och systematisera resan från händelse till rapport.

När redovisningskonsulter och systemutvecklare samverkar så kan de hjälpa er att både upptäcka avvikelser och svara på frågor som annars måste skickas vidare till en systemleverantör.  Det gör det här alternativet extra intressant i en tid när mycket digitaliseras och nya processer ofta är nödvändiga. Leverantörerna av helhetslösningar skiljer sig från varandra framförallt utifrån hur mycket som är möjligt att sköta i just deras system samt vilken storlek, bransch och komplexitet de stödjer.

Kontroll
För att du ska veta om du får 100% kontroll över siffrorna är det här helt avgörande att du kan se och följa allt som sker in i minsta detalj och om du kan få rätt stöd när du behöver det.

För- och nackdelar
Fördelen är att ni får stöd från både redovisningsproffs och systemutvecklare som arbetar tillsammans, att ni har så få leverantörer som möjligt och ni behåller kontrollen över siffrorna. Nackdelen är att ni inte styr allt själva utan behöver mer eller mindre externt stöd. Hur bra deras kombination av redovisningstjänst och ekonomisystem blir är beroende av om deras system kan hantera er storlek och typ av verksamhet och om de har rätt kompetens internt.

PE Accounting tillhandahåller en helhetslösning där vi har kombinerat ett fullt automatiserat ekonomisystem som underhålls och utvecklas av våra systemutvecklare inhouse, och kompetenta redovisningskonsulter som finns till för support och rådgivning. Vår ambition är att ge dig som CFO dom rätta verktygen för att känna att du har full kontroll och ge dig rätt underlag att ta beslut på. 100% kontroll 100% av tiden.