Tjänsteställe i arbetsgivardeklarationen

För de flesta bolag är det inte svårt att definiera var de anställda har sitt fasta tjänsteställe. Det är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete helt enkelt. Men i dagens föränderliga arbetsklimat, där arbetsplatsen kan förflyttas till många fler ställen än bolagets kontorslokaler så är det viktigt att göra en inventering och utvärdering gällande alla anställdas faktiska tjänsteställe. Därefter är det viktigt att denna information uppdateras i lönesystemet så att det finns korrekt information om de anställdas tjänsteställe.

Bakgrunden till att dessa uppgifter numera ska rapporteras in är de nya reglerna kring avdrag i privatdeklarationen för resor till och från arbetsplatsen. De reglerna godkändes av den tidigare regeringen under sommaren 2022. Den nya regeringen beslutade att inte genomföra dessa förändringar, men förändringen i arbetsgivardeklarationen kvarstår ändå. Därför behöver arbetsgivare informera om tjänsteställe i arbetsgivardeklarationen.

Det är upp till varje arbetsgivare att definiera de anställdas tjänsteställe.  Detta kan alltså variera från person till person beroende var de faktiskt arbetar. Uppgifterna som nu ska rapporteras in utgörs av adress och ort. Även om en person arbetar på flera olika ställen så kan en person endast ha ett tjänsteställe per arbetsgivare.  Därför måste en bedömning genomföras enligt de olika regler som finns uppsatta:

• Huvudregeln – enligt huvudregeln utgörs den anställdes tjänsteställe av den plats där huvuddelen av arbetet utförs.
• Alternativregeln – denna regel behöver tillämpas om den anställde hela tiden växlar arbetsplats. Tjänstestället anses då vara den plats där den anställde hämtar och lämnar sitt arbetsmaterial eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter.
• Undantagsregeln – används i de fall då den anställdes arbete pågår under en begränsad tid på varje plats. Det kan exempelvis vara aktuellt för vissa arbeten inom bygg- och anläggningsbranschen med mera. I dessa fall så anses den anställdes bostad utgöra tjänsteställe. I de fall undantagsregeln används så besöker alltså inte den anställde bolagets lokaler regelbundet.

Sedan finns ytterligare regler för sjömän, riksdagsledamöter och tillfälligt anställda vid samhällskriser. Har ni anställda i någon av dessa kategorier så kan ni läsa läs mer reglerna hos Skatteverket här. 

I och med att många bolag nu erbjuder sina anställda att kombinera arbete både i bolagets kontorslokaler och i den anställdes egna hem så har Skatteverket lämnat ett ställningstagande för att förtydliga vad som gäller i dessa fall. I de fall som den anställde faktiskt har möjlighet att utföra huvuddelen av sitt arbete i bolagets lokaler så är det fortfarande bolagets lokaler som anses vara den anställdes tjänsteställe.

Att den anställde väljer att arbeta hemifrån får alltså inte någon påverkan i detta fall. Finns det däremot ett avtal mellan arbetsgivare och den anställde om att huvuddelen av arbetet får utföras på annan plats, så får det en påverkan på tjänstestället.

För att få en inblick i Skatteverkets ställningstagande gällande hemma vs kontoret så kan du läsa mer på Skatteverkets hemsida här.

För några år sedan tillkom ett krav på arbetsställenummer i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Detta ska alltså skiljas från tjänsteställe och avser något annat. Ett arbetsställe är ett ställe där bolaget bedriver verksamhet. Så fort ett bolag har verksamhet på mer än ett ställe så måste arbetsställenummer anges i individuppgiften som deklareras till Skatteverket. Har bolaget bara verksamhet på ett ställe behöver inget noteras alternativt 00001.

Informationen om bolagens arbetsställenummer används av SCB (statistiska centralbyrån) för att föra statistik över sysselsättning, lönesummor och kopplas samman med annan information för att ligga till grund för viktiga beslut i vårt samhälle.

I november varje år får alla bolag som har eller har haft verksamhet på två olika ställen en förteckning från SCB över de arbetsställenummer som finns registrerade hos dem. Vilket arbetsställe som respektive person tillhör ska utgå från var de i första hand befinner sig för att påbörja sitt arbete eller för att hämta arbetsmaterial eller liknande.

Arbetsställenummer registreras enklast direkt via verksamt.se.