Fyra steg till en automatiserad ekonomi

3 min läsning • 9 februari 2022 • Kunskapsartiklar

Att hålla på med sin ekonomi ska vara en givande aktivitet. Det ger en översikt, visar var det går att bli bättre och ger kontroll över fakta som beslut ska grundas på. När allt fungerar och rutiner för regelbundna saker som lön, faktura och utlägg rullar på bildas ett överskott i tid. Tid som kan omvandlas till kreativitet. Tyvärr är det inte alltid frid och fröjd, men det finns mycket du kan göra för att få det så fridfullt som möjligt.

Det finns inget universellt rätt sätt att sköta ekonomin. För vissa fungerar det att göra allt själv och för andra är det en hjälte på ekonomiavdelningen som räddar dagen. Men när volymerna växer blir de tidigare knappt märkbara mellanstegen alltmer krävande. Hur väl lirar de olika systemen för lön och bokföring egentligen? Alla aspekter ställs på allt högre prov och kräver mer arbetstid för att fungera. Ett typexempel är konsultbolaget DQC som till slut satt och jobbade i fem olika system samtidigt.

Ekonomi är inte vår kärnverksamhet. Det krävde manuell administration och tog mycket tid från oss. Tid som vi i stället ville lägga på värdeskapande uppgifter internt och externt, berättar Jonas Andersson, VD för DQC.

Med en tydlig behovsanalys och målbild lyckades de hitta en lösning där de fem systemen blev till ett. På så sätt automatiserades de tidskrävande mellanstegen och mängden administration minskade.

Det är troligtvis många som känner att de skulle kunna sköta ekonomiadministrationen på ett effektivare sätt. Mycket går att automatisera idag. Hur väl det skulle fungera i er verksamhet hänger på flera faktorer. Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.

1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.

2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.

3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.

4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.

LÄS MER: Så förändrade Henry Ford din bokföring

Tror du att ni är redo för en mer automatiserad och smidig ekonomi? Kul! Då kan det vara läge att fundera kring vad som går att automatisera, vilka möjligheter det innebär och hur det skulle påverka era beslut. För att hjälpa er med detta har vi tagit fram en guide. Del två i denna roadmap handlar om att förtydliga målsättningen med en automatisering.

Bild: Någonstans kring 5 anställda blir digitala och automatiserade processer tydligt lönsammare i form av tid och kostnadsbesparingar. Det mest spännande är vad som sker över tid.

Dela denna post