Så lagrar du bäst kvitton och fakturor inför årsredovisningen

3 min läsning • 24 februari 2022 • Årsredovisning

Om du lyckats göra det mesta digitalt har du kommer en bit på vägen. Sitter du fortfarande med pärmar fyllda med fysiska fakturor är det skiftarbete vid skannern som gäller. Årsredovisningen kan vara en riktig administrativ rysare beroende på hur bokföringen skötts under året. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!

Enligt bokföringslagen gäller att en mottagen handling, så som en faktura, först får förstöras det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Kortfattat måste räkenskapsinformationen enligt lagen:

1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper

2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den

3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet

4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU

5. Sparas i sin pappersform i tre år om det skannats från pappersoriginal, istället för sju.

6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte skannas.

Försök därför att ställa om så många fakturor och utlägg som möjligt till digitala, för att undvika lagring av fysiska dokument.

Men ibland får man ju ändå en fysisk faktura eller ett fysiskt kvitto som måste skannas in/fotas och sedan lagras. Och sköts inte det här väl under årets gång blir det ordentligt jobbigt när årsredovisningen skall göras. Du behöver jaga kollegor och kanske leverantörer efter kvitton och fysiska fakturor. Det här går att undvika. Här är två tips från oss på PE Accounting hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!

Lägg kvittoredovisnings-ansvaret på den anställde

Vi på PE tror på varje anställds förmåga att själv ansvara för sin kvittohantering genom att få ett företagskort kopplat till den enskilde personen, där fakturan också ställs ut på denne. Det här skapar en större motivation hos den anställde att se till att kvittoredovisningen går rätt till eftersom det är ett krav för att pengarna ska ställas ut i syfte att kunna betala fakturan.

Hos oss på PE tillgodoses kunden och den anställde med kvittokuvert där kvittona läggs ned innan de åker in i en kvittopärm som sedan ska lagras. Vi har också en direkt integration till våra samarbetspartners Mynt och Eurocard så att utlägget kommer upp direkt i PEs app och den anställde kan göra sig oskyldig omgående.

Outsourca skanning och lagring av fakturor– frigör tid och säkerställ att allt får rätt till

Du som fortfarande skannar och lagrar fysiska fakturor vet kanske hur mycket tid och kraft som går åt för att få ordning på det. Och ändå saknas det en faktura när det är dags för årsredovisningen och den stora deckargåtan måste utredas omgående.

På PE Accounting har vi vår alldeles egna inskanningscentral dit alla våra kunders fysiska fakturor går. Där lagras dem även enligt bokföringslagens alla regler. Allt som inte är fakturor rensas bort eller skickas till ert kontor. Det hela resulterar i att du kan lägga din tid på något bättre än administration!

Läs gärna mer om leverantörsfakturor och betalning här.

Källor: Bokföringslagen

Dela denna post