Artikelförfattare: Damir Pepic, Chief Growth Officer på PE Accounting, tidigare ansvarig för implementering.
Jag har under de senaste åren hjälpt hundratals tjänsteföretag att ställa om sina ekonomiprocesser, allt från små företag med ett tiotal anställda till konsultjättar med flera hundra. Målet för samtliga har varit att ha kontroll över siffrorna hela tiden och kunna sköta allt på distans. Det häftiga är att vi har lyckats bra och kommit långt med både teknik och processer, betydligt längre än vad jag trodde var möjligt innan jag började arbeta på PE Accounting.
Tekniken finns redan
Det kan låta lite som en utopi men faktum är att tekniken har kommit så långt att det är fullt möjligt att arbeta mer eller mindre helt person- och platsoberoende med företagets ekonomi, även utan stora komplexa ERP-system och årslånga omställningar med en massa dubbelarbete. Det har bland annat blivit möjligt tack vare att fler systemleverantörer och banker öppnat upp för bättre integrationer, att allt kan ske i "molnet" och att hybridbyråer som kombinerar både redovisningskunskap, hög servicenivå och egna system utmanar traditionella aktörer.
Smartare system har dessutom underlättat processerna med alltifrån inläsning och tolkning till transaktionsflöden och rapporter. Utvecklingen går helt enkelt snabbt framåt och ni har möjligheten att ställa om i tid. Teknikens hävstångseffekt i form av effektivisering kommer bara öka och då är det lika bra att ni har allt på plats för att hänga med.
Vänta inte på nästa katastrof
Jag har arbetat länge både som revisor och implementeringschef och de flesta jag har träffat i mitt jobb har väntat med att göra en förändring tills det uppstått en allvarligare situation. Detta på grund av att de upplevt det som ett stort och riskfyllt beslut att byta ekonomisystem eller redovisningsbyrå. Då är tyvärr skadan ofta redan skedd.
De är onödigt att vänta. Det borde ligga i allas intresse att kunna arbeta smartare, att siffrorna stämmer och att alla kan arbeta varifrån de vill utan att det påverkar företagets redovisning och kontroll över ekonomin. I slutändan kan det vara en faktor som skiljer er från konkurrenter genom att ni har den effektivaste organisationen och dessutom har realtidsuppdaterade beslutsunderlag för att attackera en marknad under ständig förändring.
Börja själva eller ta hjälp direkt
Det kanske är svårt att veta var ni ska börja, så jag vill tipsa om vår roadmap som är full med workshops, mallar, listor, jämförelsetabeller och annat matnyttigt som underlättar er resa mot en plats- och personoberoende ekonomifunktion. Oavsett var ni befinner er så finns det konkreta tips som hjälper er vidare. Du kan förstås fråga mig eller mina kollegor också om du vill veta vad som fungerar för er bransch. Vi är specialister på tjänsteföretag, så där kan vi ge konkreta tydliga svar.
Här är några korta beskrivningar av innehållet och vad ni kan få ut av de olika delarna.
1. Behovsanalys
I den här delen får ni övningar och mallar för att kunna prata om hur ni arbetar idag, vad det egentligen kostar och vilka risker som finns. Läs för att få lite tankeställare eller djupdyk om ni har tid med en mer komplex intern analys.
- Inventera befintliga system
- Visualisera informationsflöden
- Uppskatta tid- och kostnader för ekonomiadministration
- Gör en enkel riskanalys
2. Mål med automatiserad redovisning
Här berättar vi mer om vad som är möjligt att automatisera och ger lite tankeställare kring hur ett förändringsarbete kring redovisningen skulle påverka er. Ni får dessutom lite tips för hur ni kan tänka kring uppföljning när siffrorna blir realtidsuppdaterade.
- Vad går att automatisera?
- Vad är möjligheten med automatisering?
- Hur påverkar automatisering era beslut?
3. Upphandling av redovisningstjänster och ekonomisystem
En viktigt del för att verkligen ställa om till något nytt är att kunna jämföra tjänster och system eller hybridleverantörer. Det är förstås inte så lätt. Här får ni både förklaringar till vad som är digital- och automatiserad redovisning, vilka krav ni kan ställa på leverantörer och hur ni jämför dem.
- Manuell, digital- eller automatiserad redovisning?
- Ställ rätt krav på redovisningsleverantörer
- Krav vid implementering
- Skapa frågebatteri för att jämföra leverantörer
4. Implementering av nya tjänster och system
Automatisering av redovisning innebär att det i princip behöver bli 100% rätt, 100% av tiden. Det ställer höga krav på att ni får hjälp från början för att inte det ska bli fel som sedan upprepas i all oändlighet.
- Förberedelser
- Uppsättning
- Live
- Avstämning & överlämning
I vår kunskapsbank hittar du samtliga delar av "Roadmap för automatiserade ekonomiprocesser" inklusive mallar för jämförelser med mera.
Vill du veta hur PE skulle fungera för er?
Nu vet du att det finns alternativ och har stöd för att bli helt platsoberoende. Hör gärna av dig direkt till oss om du behöver bollplank längs vägen. Vi kan både ses helt platsoberoende och digitalt eller livs levande med kontor i både Stockholm, Göteborg och Malmö.
Vi är specialister på tjänsteföretag med 5-500 anställda och har många nöjda kunder.
