Så lyckas du med en framgångsrik implementering

Beroende på hur stor verksamheten är så kräver implementeringen olika mycket av er som företag. Men oavsett storlek krävs alltid en omställning och nya strukturer. Det är något som inte bara påverkar ekonomin utan hela administrationen kring den, så se till att alla är med på tåget. Visionen är alltid en så effektiv process som möjligt, men hur lyckas man med det?

Internt

Tar ni in extern hjälp kommer de ta projektledaransvaret, men ni kommer hur som helst behöva plocka ut all information som ska in i det nya systemet. Vem som hanterar projektet faller sig ibland naturligt men är en viktig detalj att specificera. Det är i implementeringen som affärsvärdet realiseras, så var noga med att implementeringen blir rätt från början.

Förankring

Att få till kommunikationen är kritiskt. Involvera en representant från alla delar av företaget som kommer påverkas av förändringen. Uppdatera löpande om vilka förändringar som kommer ske och vad affärsskälen är. Specificera vad slutanvändaren behöver göra för att projektet ska lyckas.

Implementationskonsulter

Har du inte implementerat ett nytt system förut kan extern hjälp vara nyttig. Det ger en trygghet i att det blir så effektivt genomfört som möjligt samt att den extra belastningen på er personal inte blir högre än den behöver bli. I denna text vill vi givetvis rekommendera PE Accountings egna erfarna team av konsulter som sköter just detta. Men om ni väljer en annan aktör är det en viktig att tänka till lite extra, valet av implementationskonsult kan bli lika avgörande som valet av system. Vissa är mer tekniska medan andra fokuserar mer på att skapa en atmosfär av samarbete. Fundera på vad som skulle passa bäst för er.

Det är viktigt att man har tillräckligt med erfarenhet för att veta i vilken ordning man kan göra saker och sätta bra deadlines. Du vill inte sitta i ett förändringsprojekt utöver dina vanliga arbetsuppgifter under längre tid än nödvändigt, säger Simon Model, PE Accountings implementationschef.

Utöver allmän information om systemet kan det vara värt att specialutbilda några utvalda personer lite extra. Gärna de personer som naturligt vill lösa problem snarare än att identifiera dem och som har lätt att förstå den nya strukturen. Det gör att det blir lättare för de andra att ställa små frågor som kan kännas jobbiga, vilket kan ge hela implementeringen en mer positiv känsla.

Med de bitarna på plats har du kommit en bra bit på vägen, men för att hjälpa dig vidare har vi tagit fram en guide. Del 4 i vår roadmap handlar om implementering och ger dig fyra viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Läs den idag och säkerställ att ni får ut värdet från er investering.