Effektiv bokföring– färre kockar ger en bättre soppa

3 min läsning • 22 februari 2022 • Bokföring/ Redovisning

Dagen är här, timmen är kommen, det går inte att undvika längre. Beslutet är redan taget efter långt kämpande och noggranna förberedelser. Att skjuta upp det igen är inte ett alternativ. Du visualiserar alla manuella mellansteg du ska effektivisera bort och ger dig ut i djungeln.

Vare sig det är en VD, CFO eller någon annan som hanterar ekonomin så är en konsoliderad vy av ekonomin fundamental för att kunna ta bra beslut. Det är många beståndsdelar som behöver fungera i harmoni för att det ska bli verklighet.

Ett system för tidsrapportering, en redovisningskonsult, leverantörsfakturor, kundfakturor och en sjukdom i ekonomteamet. Desto fler komponenter desto fler svårigheter att få det att flyta.

För konsultbolaget Kvadrat var syftet med att byta system tydligt: ”Vi växer och det betyder bland annat att vi vill ha fler automatiserade processer för ekonomihanteringen. Vi vill minimera manuell handpåläggning och satsa på värdeskapande arbete för våra kvadratare, våra anställda och våra kunder”, säger Björn Widlund, CFO på Kvadrat.

I praktiken så innebär automatiserade processer att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.

Bild: Vad måste ni idag ägna er mest åt? Bokföring eller prognostisering? Vad tillför mest värde?

Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.

Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början. Vi har tagit fram en roadmap för automatisering av ekonomiprocesserna och del 3 i den handlar just om upphandling. I denna del presenterar vi 4 tydliga steg som underlättar upphandlingen av er nästa ekonomitjänst. Läs guiden och ta del av konkreta tips och mallar för att hitta rätt i leverantörs-djungeln.

Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ.

Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag.

Ingår både system och redovisningstjänst?
Får ni en fast månadskostnad och vad ingår i detalj?
Får du dedikerade redovisningskonsulter eller en allmän support?
Finns det specialister även på lön att tillgå?
Ingår posthantering, fakturascanning och lagring?
Får ni stöd kring standardisering av era ekonomiprocesser inför starten?
Är konsulterna certifierade redovisningskonsulter enligt SRF Konsulterna eller FAR?
Går det att logga in och komma åt allt i samma system? Eller krävs inloggning i olika system?
Finns tidrapportering och projektuppföljning integrerat i systemet?
Finns lön i samma system och har stöd av automatiserade processer?
Finns utläggshantering i systemet och kan data från köp med företagskort hämtas per automatik?
Koppling till bank? Behöver du logga in på banken för att se kassan, inbetalningar etc. eller ser du allt direkt i systemet?
Finns det effektiva processer för bokslut och deklarationer?
Är det möjligt att skapa andra integrationer med systemets API?
Är rapporterna mer eller mindre realtidsuppdaterade i systemet?
Kan revisorn hämta alla rapporter direkt i systemet?
Kan ni växa med systemet eller måste ni byta om ett par år?