Automatiserad koncernkonsolidering är här — så underlättar det din vardag

I dagens globala och digitala värld behöver du vara snabbrörlig och ha tillgång till realtidsuppdaterade beslutsunderlag. Du vill att dina beslut ska underbyggas av korrekt data. Många koncerner hamnar efter och tappar tempo bland annat på grund av en ineffektiv process kring sin koncernkonsolidering.

Om du vill kunna ha uppdaterade siffror och lägga grunden för ett datadrivet arbetssätt inom samtliga bolag i koncernen så behöver du konsolidera din koncern. Det är dock en process som kräver mycket tid och en tydlig struktur. Många företag väljer därför idag att automatisera sin koncernkonsolidering, vilket bidrar till högre flexibilitet och snabbare processer.  

Aktiebolagslagen säger att styrelsen har till uppgift att bedöma hur ett bolag går ekonomiskt, och det gäller även för koncerner – oavsett externt krav på koncernredovisning. En konsolidering betyder helt enkelt att ni skapar en översikt över koncernens finansiella ställning. Det innebär att koncernen slår ihop sina siffror varje månad eller varje kvartal till ett resultat som representerar koncernen som en egen enhet. Här ska man inte redovisa interna affärshändelser inom koncernen, utan endast dela externa affärstransaktioner. 

Koncernredovisning och koncernkonsolidering är därmed två olika saker. En koncernredovisning, eller koncernårsredovisning är alltså en särskild årsredovisning som ett moderföretag upprättar utöver sin vanliga årsredovisning.

Koncernredovisningen omfattar moderföretaget och alla dess dotterföretag och beskriver deras finansiella ställning som om de vore en enda ekonomisk enhet. Här finns kassaflöde, resultat- och balansräkning, förvaltningsberättelse, noter och information som publiceras på bolagens hemsidor. Det kan ofta bli en omfattande rapport.

Konsolidering är däremot sammanslagningen av all ekonomisk data i koncernen.

Eftersom koncernredovisningen bygger på data från årets koncernkonsolideringar så är det viktigt att ha en effektiv process gällande sin konsolidering. Allra helst ska denna process automatiseras så långt det går för att minimera mänskliga fel och spara tid. 

Även om många företag har sin konsolideringsprocess under kontroll så finns det en hel del förbättringspotential. Tekniken har gått framåt och det finns tid att spara och du säkerställer dessutom att det blir 100% rätt varje gång.

Idag är det till exempel vanligt att du behöver samla in underlag från de olika dotterbolagen, läsa in informationen i ett konsolideringsverktyg och sedan börja arbeta med siffrorna. En automatiserad lösning hade samlat in datan och konsoliderat den för dig via AI. Eftersom alla siffror finns i systemet i realtid innebär det att ni kan automatisera bort manuell handpåläggning. Det frigör tid som du kan lägga på analysen istället.

Här är några problem som kan uppstå när processen är manuell: 

• Du får ännu ett system att lära dig om du väljer ett externt konsolideringsverktyg. Väljer du istället Excel så skapar det merarbete då du behöver exportera data från ditt bokföringssystem och själv bygga avancerade Excel-snurror. Det kräver kunskap och tar mycket tid från dig. 
   
• Många bolag har få personer som arbetar med koncernen och dess redovisning. Det kan innebära att processen blir sårbar. Om personerna till exempel är sjuka eller på semester, alternativt om någon formel blir fel i deras Excel-lösning, så kan det få förödande konsekvenser.
   
• Det kan vara svårt att hitta alla transaktioner som behöver elimineras i en konsolidering när arbetet sker manuellt. Det innebär att du inte har korrekt underlag i slutändan. 

• Du har inte alltid uppdaterade siffror att använda som beslutsunderlag. Ofta är bokföringsprocesserna klara runt den 15:e i månaden, vilket innebär att du inte alltid kan använda dig av koncernsiffrorna innan dess för dina viktiga beslut.  

• Det är krävande att hela tiden hålla sig uppdaterad kring regelverken. Hade processen istället varit automatiserad och outsourcad till experter som dagligen sitter med koncernredovisning och konsolidering så hade ni sluppit att hela tiden behöva uppdatera era interna kompetenser i området. 
   
• Det kan vara svårt att hantera alla dotterbolag, som kanske har olika kontoplaner eller processer, vilket måste översättas till ett enhetligt språk vid konsolideringen. Hade alla koncernbolag funnits i samma bokförings-system, och hade konsolideringen då kunna automatiseras så hade ni sluppit denna huvudvärk.

Under pandemin har vi sett att många små och stora bolag vill arbeta mindre plats- och personberoende. Det kräver rätt systemstöd samt automatiserade processer som skapar enhetlighet.

Det blev en fråga på ledningsnivå för många organisationer eftersom automatisering av redovisning och konsolidering ledde till så många fördelar för hela koncernen.

För att nyttja fördelarna och slippa de utmaningar som finns med manuella processer så har många valt att automatisera sin konsolideringsprocess. Idag kan du till exempel samla alla dina dotterbolag i ett och samma system, och använda AI för att sammanställa siffrorna snabbt, smidigt och i realtid.

Här är några av anledningarna till att allt fler automatiserar sin koncernkonsolidering:

• Du får ett uppdaterat beslutsunderlag istället för att bokföringsprocessen ska ta dagar eller veckor. Det gör att Controllers, VD och ekonomichefer kan ägna mer tid åt värdeskapande aktiviteter istället för manuell administration.
   
• Du kan känna total kontroll och överblick över koncernen i realtid, något som tidigare inte varit möjligt.
   
• Du sparar mängder tid genom att konsolidering och elimineringar görs automatiskt.
   
• Du får en ökad trygghet genom spårbarhet in i minsta detalj – från koncernrapport till enskild transaktion och verifikat. Du behöver inte oroa dig för att koncernredovisningen uppfyller redovisningskraven.
   
• Du får en kraftfull överblick och ett styrverktyg som underlättar även om ni inte har krav på koncernredovisning idag.

• Du slipper personberoendet som idag kan göra koncernen sårbar.
   
• I samband med automatiseringen kan du få tillgång till experter som alltid har koll på regelverken och kan ge råd och stöd.
   
• Du ligger i framkant när det gäller nyttjande av vass teknologi och automatiserade processer. Något som ger dig stora fördelar jämfört med konkurrenter. 

Är du en start-up eller ett mindre företag har ni färre krav på er gällande koncernredovisningen, vilket givetvis är bra att ha med sig. Men genom att redan nu sätta en modern och effektiv process kring er konsolidering, så kommer ni vara förberedda när kraven växer i takt med er framgång.  

Vi tror på smidiga och enkla processer. Vi tror på att automatisera det som går. Koncernkonsolidering ska inte vara tungt, tidskrävande eller svårt att följa upp på. Därför har vi på PE Accounting tagit fram en modul för automatiserad koncernkonsolidering. Det är ett starkt tillägg till vår helhetslösning där vi kombinerar en automatiserad ekonomilösning med riktigt vassa experter som kan din verksamhet och regelverket.

Med den här modulen sker konsolideringen automatiskt hela tiden istället för endast i samband med koncernredovisningen, och du kan ha din löpande bokföring och konsolidering i samma system. Systemet ger dig en kontinuerligt uppdaterad bild av hur det går för koncernen, underlättar koncernredovisningen och är en trygghet för alla koncernens bolag.

Här kan du läsa mer om hur modulen fungerar.