Automatiserad ekonomi — en katalysator för snabbväxande SaaS-bolag

För dig med abonnemangsmodell och återkommande intäkter via löpande avtal så är automatiserade ekonomiprocesser väldigt tillgängligt och effektivt idag. Dessa processer går relativt snabbt att implementera och på cirka 1 månad kan du vara igång och lägga minimal tid på manuella mellansteg och istället lägga allt ditt fokus på att öka ARR och MRR (Annual Reccuring Revenue och Monthly Reccuring Revenue).

Så släpp fokus på digitalisering och spänn bågen mot en mer modern och automatiserad ekonomilösning istället. Framtiden är automatiserad och dina konkurrenter har troligtvis redan börjat nyttja lösningar med fokus på minsta möjliga handpåläggning för att automatisera så mycket det går.

De SaaS-bolag vi har träffat hittills, stora som små, har alla haft några gemensamma utmaningar där en automatiserad ekonomilösning varit värdefullt för att lyfta affärsmodellen till nästa nivå. Dessa utmaningar har varit gällande:

• Abonnemangshantering
• Automatisering av fakturering och betalningar
• Kontroll över förändringar av kundstocken
• Skalbarhet och kontroll över viktiga nyckeltal så som ARR och MRR
• Viljan att inte lägga tid och kraft på bokföring utan istället ägna tiden åt affärsutveckling och kärnverksamheten.

En gemensam faktor hos många SaaS-bolag är att abonnemangshanteringen blir mer eller mindre komplex i takt med att bolaget växer. Det kan exempelvis bli svårare att se och förstå varför kunder byter abonnemang eller säger upp avtalen. Det kan finnas gamla avtal som följt med även när ni bytt modell. Det blir snabbt mer administration när allt måste hänga ihop med betalningar och redovisningen.

Snabbväxande SaaS-bolag vill att abonnemangshanteringen sker så automatiserat som möjligt, med minimalt antal manuella mellansteg. Samtidigt ska det givetvis bli rätt 100% av tiden.

För att det ska vara möjligt måste system för abonnemangshantering kunna hantera komplexiteten och samtidigt hänga ihop med allt som rör ekonomin.

PE Accounting har löst det genom att allt kring redovisning och ekonomi hänger ihop per automatik i ekonomisystemet medan abonnemangshanteringen, när den blir mer komplex, sker direkt i vår partner Youniums plattform. En färdig integration mellan systemen skickar och hämtar data automatiskt, vilket gör att allt blir rätt på en gång, in i minsta detalj. Till och med periodiseringar landar rätt från början. Detta är något som annars leder till extra administration när man använder andra ekonomisystem utan dessa integrationer.

Många SaaS-bolag lägger onödigt mycket tid på fakturering samt avstämningar kring betalning och transaktioner. Denna process tar mycket tid och kraft, men är otroligt viktigt för bolaget. Pengarna är det som driver tillväxten, men idag behöver du inte göra särskilt mycket manuellt.

Med PE Accounting kan du skapa fakturor på det sätt som passar just ditt bolag. De allra flesta SaaS-bolag väljer automatiskt, löpande avtal och dessa kan vara via API eller helt manuella. Men du minimerar de manuella mellanstegen i själva faktureringen genom att sätta upp just löpande avtal per automatik. Efter attest får fakturan ett fakturanummer och den bokförs, periodiseras, kategoriseras och reskontra görs på rätt sätt.  Du kan dessutom se direkt i systemet när den blivit betald via vår integration med banken. Bokföringen sköter sig själv, helt enkelt.

PE takes away 95% of the bookkeeping work to be honest.

Sing Randhawa, CFO på Minna Technologies

De flesta SaaS-bolag har en hel del administration kring utlägg och fakturering. Genom att automatisera processen så lång det är möjligt kan medarbetarna fota och skicka in kvitton via en mobil app och sedan låter ni bokföringen sköta sig själv. Det innebär att utgifter förknippas med specifika abonnemang eller kunder och du kan givetvis vidarefakturera utläggen på ett smidigt sätt.
En annan utmaning är givetvis att SaaS-bolag som växer snabbt även får en ökad administration gällande lönehanteringen i takt med att personalstyrkan växer. Ju mer ni klarar av att automatisera desto mindre tid kommer lönehanteringen att ta från dina kollegor på ekonomi.

I en automatiserad process genereras löneunderlag och specifikationer automatiskt den första i varje månad. Ni behöver i princip bara attestera och godkänna betalningen och får samtidigt en total översikt innan utbetalning sker. Systemet skickar också in kontrolluppgifter, mailar lönespecifikationer, reglerar semesterskulder och uppdaterar rapporter. Allt som krävs är ett klick och sedan kan ni fokusera på er kärnverksamhet och lönsamheten.

När det gäller skalbarhet i ett SaaS-bolag måste du våga nörda ner dig i de siffror som driver din tillväxt. Du måste ha realtidskoll på CAC (Customer Acquisition Cost) och LTV (Lifetime Value på kunden). Du behöver kunna se relationen mellan CAC och LTV, alltså det ska ge mer än det kostar att dra in en kund. Givetvis behöver du ha stenkoll på ARR och MRR som troligen är dina viktigaste nyckeltal.

När ni vill skala måste kontrollen finnas på både intäkts och kostnadssidan och ni behöver kunna förstå sambanden. Här är systemstödet helt avgörande för att du ska få fram de siffror du behöver och dessutom kunna skapa rapporter för att fatta rätt beslut framåt.

Vill du också ta kontroll över era abonnemang i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning av ARR, MRR och er affärsmodell? Då är det dags att dyka in framtiden och automatisera det som går. Många SaaS-bolag har som sagt redan börjat resan…gör det du också!

Kolla in vårt inspelade webinar för att se hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin.